En la gestión de riesgos, la colaboración efectiva es clave para alcanzar los mejores resultados. Conscientes de esta necesidad, en Pirani hemos desarrollado una funcionalidad que transforma la manera de trabajar en equipo: las menciones.
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Facilita la comunicación entre equipos.
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Asigna tareas de manera precisa.
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Garantiza que todos estén al tanto del progreso de las actividades clave.
Con esta actualización, puedes involucrar a tus colaboradores en eventos, planes de acción, indicadores, evaluaciones, incidentes, alertas y normas dentro de módulos como Gestión de Riesgos Operacionales (ORM), Seguridad de la Información (ISMS), Cumplimiento Normativo (Compliance) y Prevención de Lavado de Activos (AML).
Además, las menciones están disponibles en todos los planes para que tu equipo trabaje de forma ágil y efectiva.
A continuación, te explicamos cómo puedes crear las menciones en Pirani:
¿Cómo registrar una mención en eventos, tanto en ORM como en Compliance?
Ingresa al sistema de gestión ORM y selecciona el módulo de “Eventos”. Allí se desplegarán todos los eventos asociados. Una vez dentro, selecciona el evento que desea mencionar al colaborador. Se abrirá una ventana en el lado derecho de tu pantalla.
Nota: Ten en cuenta que en este apartado solo podrás mencionar a la persona si no se trata de un evento materializado, porque solo se tiene para las bitácoras y ese campo está condicionado a que se muestre solo para cuando no es un evento.
Puedes mencionar a la persona escribiendo @ y seleccionándola del listado de usuarios de la organización. Además, tienes la opción de agregar un comentario personalizado para brindar más contexto.
Recibirá un correo de notificación con una descripción detallada del comentario y el evento en el que fue incluida.
¿Cómo registrar una mención en planes de acción en ORM, ISMS, AML y Compliance?
Para llevar a cabo una mención, haz clic en el sistema de gestión ISMS y selecciona el módulo de Planes de acción. Luego, elige el plan de acción en el que deseas trabajar. Esto abrirá una ventana en el lado derecho de tu pantalla. Haz clic en el ícono de “lápiz” y aparecerá una ventana emergente. Allí, selecciona “Actividades del plan” y elige la actividad que deseas mencionar.
En la parte inferior derecha, encontrarás una caja llamada Comentarios. Aquí tienes dos opciones para realizar la mención:
- Seleccionar el ícono de @ y elegir a la persona.
- Escribirla de forma manual, iniciando con el @.
La persona etiquetada recibirá una notificación al correo con una descripción del comentario y la actividad del plan de acción donde fue mencionada.
¿Cómo registrar una mención en los indicadores de ORM, ISMS, AML y Compliance?
Accede al sistema de gestión ORM y selecciona la opción "Indicadores". Luego, elige el indicador que deseas modificar y haz clic en "Actualizar". Se abrirá una ventana emergente donde podrás añadir un comentario.
Para mencionar a alguien, utiliza el icono "@" y selecciona al usuario de la lista o escribe @ y selecciona su nombre directamente.
También desde la sección de actividades en Indicadores puedes realizar menciones. ingresa dando clic en el ícono 
Al mencionar al usuario, éste recibirá automáticamente una notificación por correo electrónico con los detalles del indicador.
¿Cómo registrar una mención en evaluaciones en ORM, ISMS, AML y Compliance?
Esta solo puede realizarse una vez que se vaya a finalizar la gestión de la evaluación, ya sea para aprobar, rechazar o devolverla.
Sigue estos pasos:
- Dirígete al módulo de "Evaluaciones".
- Selecciona la evaluación que deseas gestionar y haz clic en ella.
- Se abrirá una ventana en el costado derecho de tu pantalla. Allí, selecciona la opción Mis evaluaciones”.
- Elige la evaluación a trabajar y haz clic en el botón de "Evaluación”.
En la parte inferior de la pantalla, se te preguntará: "¿Apruebas, rechazas o devuelves la evaluación?". Una vez que selecciones una de estas opciones, podrás mencionar a la persona responsable.
Al dar clic en "continuar" para aprobar, rechazar o devolver, aparecerá una ventana de confirmación. Una vez confirmada la acción, recuerda que no podrás realizar más cambios.
Al hacer clic en "Continuar", la evaluación se finalizará y se enviará una notificación a la persona mencionada con los detalles de la acción realizada.
¿Cómo registrar una mención en incidentes en gestión de riesgos de seguridad de la información?
En el módulo Incidentes, el proceso para realizar una mención es similar al de eventos. Para hacerlo, accede al sistema de gestión ISMS y selecciona la opción Incidentes.
Se desplegarán todos los incidentes asociados en los que estás trabajando; selecciona el que deseas gestionar haciendo clic sobre él. Luego, aparecerá una ventana emergente en el costado derecho de la pantalla, donde deberás hacer clic en el ícono de “lápiz” para editar.
Nota importante: En este apartado, solo podrás mencionar a una persona si no se trata de un incidente materializado.
El usuario mencionado recibirá un correo electrónico con los detalles del contexto de la mención.
¿Cómo registrar una mención de alertas en AML?
Accede al sistema de gestión AML y selecciona la alerta correspondiente. Haz clic en el icono del "lápiz" para editarla.
A continuación, se abrirá una ventana para actualizar la alerta. Haz clic en "Personas/Entidades", selecciona la alerta y luego el icono de "nota" para agregar una mención.
Al realizar la mención, la persona recibirá una notificación por correo con una descripción detallada del contexto en el que fue incluida.
¿Cómo registrar una mención en normas en Compliance?
Haz clic en el módulo Compliance y selecciona “Normas”. Luego, elige la norma en la que deseas trabajar. Al seleccionarla, se abrirá una ventana en el costado derecho; selecciona el ícono del “lápiz” para editar.
Haz clic en el módulo “Numerales” y selecciona el numeral que deseas mencionar. Luego, pulsa en “Ver requisitos”.
Una vez que selecciones el requisito, se abrirá una nueva ventana. Busca el icono de la "nota" y haz clic en él. Se desplegará una caja de texto en el lado derecho de la pantalla. En esta caja, podrás escribir el nombre de la persona que deseas mencionar.
Se enviará una notificación por correo electrónico a la persona mencionada, detallando el contexto.
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