Con la sección de "Grupos responsables" podrás crear equipos para crear, monitorear, dar seguimiento y evaluar la gestión de riesgos de tu organización. Esto facilitará la colaboración efectiva, la realización de auditorías eficientes y el desarrollo de estrategias de mitigación sólidas.
Antes de crear los grupos responsables debe crear los roles e invitar los usuarios a la organización. Además, ten en cuenta que para poder acceder la información debes tener el rol adecuado y hacer parte del grupo responsable.
Ten en cuenta que puedes asignar solo un rol por usuario, pero puedes agregar los usuarios a varios grupos responsables.
Qué encontrarás en este tutorial:
- ¿Cómo crear grupos responsables?
- ¿Cómo asignar los grupos responsables?
- ¿Cómo editar y eliminar los grupos responsables?
- ¿Cuáles grupos responsables puedo crear?
¿Cómo crear grupos responsables?
Para crear grupos responsables debes dar clic en los cuatros puntos en la parte superior e ingresar a “Gestiona tu organización”, seguidamente dar clic en la opción “Usuarios de la organización”. Aquí podrás crear equipos para monitorear y dar seguimiento de las actividades dentro de la organización.
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Para hacerlo, dale clic en el botón “Crear grupo” y luego elige un nombre y completa la información con una descripción sobre la misión del equipo, seguidamente selecciona a todos los usuarios que van a hacer parte del grupo. Es importante que antes de crear el grupo crees los roles e invites los usuarios que lo van a conformar.
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→ Aquí te dejo el tutorial de roles y usuarios.
¿Cómo asignar los grupos responsables?
Para asignar los grupos responsables a los registros debes ir al registro de interés y en las asociaciones asignar responsables al equipo encargado. Para hacerlo, dale clic al botón "Asociar" y luego dale clic al signo + del grupo que quieres asignar.
Importante: Debes asignar el grupo responsable a cada registro para permitirle la visibilidad a todo el grupo. Sin embargo, el grupo principal creado por defecto podrá tener acceso a todos los registros de la organización, automaticamente.
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¿Cómo editar y eliminar los grupos responsables?
Para editar selecciona el grupo de interés, dale clic al icono de “lápiz”, aquí podrás eliminar y agregar los usuarios que consideres necesarios.
Para eliminar todo el grupo, dale clic al icono de bote de basura y podrás eliminar todo el grupo.
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¿Cuáles grupos responsables puedo crear?
Es esencial que tengas un grupo principal el cual este conformado por los directivos de la organización, el equipo de gestión de riesgos y el auditor, este equipo es creado por defecto, pero puedes editarlo según las necesidades de la organización.
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Además, es ideal crear grupos por cada área de tu organización para así generar una visibilidad dentro de los equipo según sus registros y proceso de gestión.
→ Recuerda esta funcionalidad está disponible desde el plan Enterprise ⚡
