¿Cómo funciona la sección de grupos responsables?

Crea grupos de usuarios responsables para crear, editar, eliminar y supervisar la gestión de riesgos de la organización.

Con la sección de "Grupos responsables" podrás crear equipos para crear, monitorear, dar seguimiento y evaluar la gestión de riesgos de tu organización. Esto facilitará la colaboración efectiva, la realización de auditorías eficientes y el desarrollo de estrategias de mitigación sólidas.

Antes de crear los grupos responsables debe crear los roles e invitar los usuarios a la organización. Además, ten en cuenta que para poder acceder la información debes tener el rol adecuado y hacer parte del grupo responsable. 

Ten en cuenta que puedes asignar solo un rol por usuario, pero puedes agregar los usuarios a varios grupos responsables. 

Qué encontrarás en este tutorial: 

• ¿Cómo crear grupos responsables?
• ¿Cómo asignar los grupos responsables? 
• ¿Cómo editar y eliminar los grupos responsables? 
• ¿Cuáles grupos responsables puedo crear? 

¿Cómo crear grupos responsables?

Para crear grupos responsables debes dar clic en los cuatros puntos en la parte superior e ingresar a “Gestiona tu organización”, seguidamente dar clic en la opción “Usuarios de la organización”. Aquí podrás crear equipos para monitorear y dar seguimiento de las actividades dentro de la organización. 

Para hacerlo, dale clic en el botón “Crear grupo” y luego elige un nombre y completa la información con una descripción sobre la misión del equipo, seguidamente selecciona a todos los usuarios que van a hacer parte del grupo. Es importante que antes de crear el grupo crees los roles e invites los usuarios que lo van a conformar. 

→ Aquí te dejo el tutorial de roles y usuarios. 

¿Cómo asignar los grupos responsables? 

Para asignar los grupos responsables a los registros debes ir al registro de interés y en las asociaciones asignar responsables al equipo encargado. Para hacerlo, dale clic al botón "Asociar" y luego dale clic al signo + del grupo que quieres asignar. 

Importante: Debes asignar el grupo responsable a cada registro para permitirle la visibilidad a todo el grupo. Sin embargo, el grupo principal creado por defecto podrá tener acceso a todos los registros de la organización, automaticamente. 

¿Cómo editar y eliminar los grupos responsables? 

Para editar selecciona el grupo de interés, dale clic al icono de “lápiz”, aquí podrás eliminar y agregar los usuarios que consideres necesarios. 

Para eliminar todo el grupo, dale clic al icono de bote de basura y podrás eliminar todo el grupo. 

¿Cuáles grupos responsables puedo crear? 

Es esencial que tengas un grupo principal el cual este conformado por los directivos de la organización, el equipo de gestión de riesgos y el auditor, este equipo es creado por defecto, pero puedes editarlo según las necesidades de la organización. 

Además, es ideal crear grupos por cada área de tu organización para así generar una visibilidad dentro de los equipo según sus registros y proceso de gestión.  

→ Recuerda esta funcionalidad está disponible desde el plan Enterprise ⚡