¿Cómo funciona la sección de Alertas?

Con Pirani podrás crear alertas de las operaciones inusuales que se puedan presentar en tu organización y hacer un proceso de investigación donde determines si se convirtió en una operación sospechosa.

El módulo de operaciones sospechosas se transforma en dos nuevos módulos, “Factores de riesgo” y “alertas”, para que puedas documentar todas las entidades involucradas en las operaciones inusuales y monitorear las alertas según la metodología y normatividad de la organización.

→ Recuerda que podrás disponer de este módulo desde el plan Starter ⚡

La sección de “Alertas” enmarca más características de monitoreo en comparación al módulo anterior de operaciones sospechosas, ya que te permite registrar las operaciones inusuales en una sección especializada, dar seguimiento a toda la operatividad de la empresa y asociar las operaciones con los factores de riesgo que se relacionan.

¿Cómo crear alertas? 

Para crear alertas debe dirigirse al menú del lado izquierdo y dar clic en la opción "alertas", aquí podrás crear las alertas y revisar las alertas creadas anteriormente. Al dar clic en crear alerta encontrarás una ventana emergente con dos secciones principales:

Información general. En esta sección deberás llenar los datos principales de la operación que reportarás:

- Nombre de informe: cuál es el nombre de la operación.

- Medio de detección del informe: te saldrá una lista de opciones basadas según lo que indica la UIA.

- Valor de transacciones: determina el monto de la transacción que se está reportando.

- Moneda: determina la divisa del monto reportado.

- Tipos de transacciones: selecciona si la operación es a nivel nacional o internacional.

- Responsable: determina quien estará como responsable de esta operación, al ser información confidencial, en este módulo no tendremos grupos responsables para los registros sino que sólo podrá ser una persona la encargada de cada operación sospechosa.

- Periodo analizado: selecciona las fechas desde y hasta cuando será analizado.

- Descripción de los hechos: detalla en qué consiste el reporte de esta operación.

- Adjuntar evidencia: tendrás la opción de adjuntar evidencia que ayude a robustecer el reporte.

Personas / Entidades

Dentro de esta sección podrás asociar los clientes, contrapartes y usuarios que están involucrados en la operación.

• Clientes: Personas o entidades que tienen un contrato comercial con la organización.
• Contraparte: Entidades con las que se tiene un contrato diferente al comercial, estos pueden ser proveedores, socios, inversionistas, entre otros.
• Usuario: persona involucrada en la operación, pero no tiene un vínculo directo.

Para relacionar las entidades debes dar clic en la opción “Asociar” , ahí se desplegará las tres opciones de asociación.

Después de elegir cuál entidad vas asociar la herramienta te mostrará las entidades que hayas creado en la sección de clientes y contrapartes anteriormente, para seleccionar qué entidad asociar debes dar clic en el icono “+” que se encuentra al lado derecho del nombre de la entidad. Además puedes dar agregar nuevos clientes y contrapartes y la herramienta te llevará a esa sección guardando la información de la alerta en proceso de creación.

⚡ Los “usuarios” se deben crear directamente en esta sección, 

Después de asociar debes dar clic en “volver”. Ahora podrás indicar el vínculo que tiene cada entidad con la alerta, este tipo de relación puede ser vinculado principal o asociado.

Finalmente, debes dar clic en el botón de "crear" y monitorearlas en el módulo de alertas.

Ahora, al seleccionar un cliente, podrás visualizar todos los datos detallados sobre él y las entidades relacionadas, como:

- Alertas generadas

- Consultas en listas

- Información general

- Scoring

- Segmento

¿Cómo asociar las alertas?

Podrás asociar la alerta a procesos, riesgos, controles y factores de riesgos que tengas dentro de la herramienta. Para cualquiera de estas opciones ingresa a sección de interés y dale clic en el botón “asociar” ahí encontrarás los registros que puedes vincular a la alerta, dale clic al icono “+” para hacer efectiva la asociación.

¿Qué se puede filtrar?

Podrás filtrar tus alertas por: 

• Fecha de registro: cuando se reportó en la herramienta la operación sospechosa.
• El tipo de alerta: si es inusual o sospechosa.
• Búsqueda rápida: filtrar por nombre o código.

¿Cómo realizar la carga y actualización masiva de alertas?

La funcionalidad de actualización masiva permite cargar o modificar múltiples alertas en el sistema de manera eficiente, a través de archivos .csv estructurados. A continuación, te explicamos paso a paso cómo hacerlo desde el módulo de Alertas.

¿Dónde se encuentra la opción?

Existen dos maneras de acceder a la opción de importación masiva:

1. Desde el módulo “Alertas”:
Haz clic en el botón de los tres puntos (...) en la parte superior derecha.
Selecciona la opción “Importar”.

2. Desde el ícono de engranaje (⚙️):
Selecciona el sistema (AML).
Luego haz clic en “Importar”.

¿Cómo iniciar el proceso de importación?

Importación desde “Una entidad”

• Dirígete a la sección "Una entidad".
• Selecciona el módulo "Alertas".
• Haz clic en el menú desplegable ¿Qué deseas hacer con esta entidad?.
• Elige la opción que mejor se ajuste a tu necesidad:
  
  
  1. Crear registros desde archivo
  2. Actualizar registros desde archivo

¿Cómo crear alertas desde archivo?

En este caso, selecciona la opción "Crear registros desde archivo". A continuación, sigue estos pasos:

1. Asegúrate de contar con tu archivo de Excel correctamente estructurado y guardado en formato .csv, siguiendo las buenas prácticas para archivos de cargue masivo.
2. Asegúrate de  incluir todos los campos obligatorios.
3. Debes incluir todos los detalles de la alerta:
   
   -ReferenceCode: Es el nombre que hará referencia al registro que crearás una vez creado en el sistema se te asignará un código único.
   -Nombre de reporte.
   -Medio de detección de reporte: Transaccional o no transaccional.
   -Transaccional: El cuál me permite cargar información referente a valor de transacción, tipo de moneda, tipo de transacción, asignar un responsable, período analizado, agregar una descripción obligatoria.
   -No transaccional: El cuál me permite hacer un análisis de ciertos intereses del cliente, como la fuente el cliente o contraparte, asignar un responsable, periodo analizado, descripción de la alerta.
   
   *Dependiendo del medio de detección del reporte el archivo se diligenciará.
   
   
4. Asigna un tipo de alerta: normal, inusual o sospechosa.
5. Asigna un estado: en registro, en análisis o cerrado.
6. Referencia de clientes y contrapartes: En este campo puedes asociar a clientes o contrapartes que ya tienes dentro del sistema, o la persona que vas a analizar su información general o financiera.

-Referencia de clientes: El dato a completar será el código del tipo de documento y el número de identificación.

-Referencia de contrapartes: Completo con el código que tiene de identificación y luego el número de identificación.

 7. Una vez tengas listo tu archivo .csv, cárgalo en la plataforma y selecciona “Siguiente”.

¿Cómo actualizar alertas desde archivo?

En este caso, selecciona la opción "Actualizar registros desde archivo". A continuación, sigue estos pasos:

1. Asegúrate de contar con tu archivo de Excel correctamente estructurado y guardado en formato .csv, siguiendo las buenas prácticas para archivos de cargue masivo.
2. Recuerda que no es necesario incluir todos los campos de la entidad. Solo debes cargar los campos que deseas actualizar.
3. Sin embargo, hay un campo obligatorio que siempre debe estar presente para realizar la actualización correctamente:
   ReferenceCode: Identificador único de la alerta (este campo permite al sistema ubicar el registro que se va a actualizar).
4. Una vez tengas listo tu archivo .csv, cárgalo en la plataforma y selecciona “Siguiente”.

Mapeo de campos

En este paso, deberás mapear las columnas del archivo con los campos del formulario del sistema:

• El sistema hace un mapeo automático según la coincidencia de nombre de las columnas de tu archivo. Si deseas modificarlo, puedes desplegar las opciones disponibles en la columna "Campo del formulario."
• Si tienes columnas que no quieres crear o actualizar en el sistema, simplemente no selecciones la opción correspondiente por medio del check que encuentras al lado del nombre del campo. Hay algunos check que no puedes desmarcar, ya que son obligatorios.

Cuando termines de mapear los campos, da clic en "Cargar" para iniciar el proceso.

¿Cómo verificar el resultado de la carga?

Una vez finalizada la carga:
Visualiza el estado en el historial de importación.
El registro más reciente aparecerá al inicio.

Nota:

- Este proceso puede llevar tiempo, por lo que su estado será "En ejecución", para actualizar y ver si el proceso ya finalizó da clic en el botón "Refrescar."

- Si el estado de carga dice "Fallo" puedes desplegar el detalle para ver cuantos registros fallaron en su actualización y consultar un archivo .csv descargable con los errores. Para consultar más información de este archivo dirígete a la sección de carga masiva en el Help Center.

¿Cómo visualizamos la información?

Para poder visualizar si la información se actualizó seguimos los siguientes pasos: 

1. Nos dirigimos al módulo de “Alertas”.
2. Selecciona la alerta que quieres ver, la puedes ubicar por su código.

*Si tienes dudas sobre este proceso o presentan errores en la carga, no dudes en contactarnos por medio de un Ticket o envíanos un mensaje.

 

¡Ahora puedes hacerlo! Empieza a gestionar tus alertas.
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