¿Cómo funciona la importación masiva?

Con la función de carga masiva puedes importar fácilmente registros de tu organización a los módulos de Procesos, Riesgos, Controles y planes de acción usando un archivo de formato CSV.

La importación masiva está disponible para todos los sistemas de gestión (ORM, AML, ISMS, Compliance) en los cuales podrás utilizar esta funcionalidad para cargar y asociar cientos de registros de procesos, riesgos, causas y consecuencias, controles, planes de acción, eventos, normas, factores de riesgo por medio del formato csv (UTF-8).

→ Recuerda que esta funcionalidad estará disponible en el plan Pro.

¿Cómo importar registros de forma masiva?

Para importar registros masivamente debes ir a la barra superior y dar clic en la figura de engranaje, seguidamente ir al lado izquierdo de la sección y dar clic en el sistema de gestión de tu interés. Finalmente al lado derecho encontrará la opción “Importación”

En esta sección encontrarás la importación masiva de las entidades del sistema.

¿Qué condiciones debe de cumplir el archivo de cargue?

Para cargar masivamente registros debes tener en cuenta los siguientes elementos que la herramienta te indica al ingresar a la sección.

Recuerda que estos elementos son obligatorios para que la carga del archivo con los registros de los eventos sea efectiva.

1. Si vas a cargar campos diferentes a los actuales te recomendamos primero crearlos en el sistema. Es importante que conozcas cuáles campos tienes seleccionados para los eventos, si el documento a cargar tienes más campos de los creados puedes agregarlos en la sección de  campos, aquí te enseñamos como crearlos.
2. El archivo debe ser plano, sin gráficos, figuras o imágenes. Recuerda que la herramienta solo lee datos
3. El número de columnas mínimo del archivo debe ser igual o mayor al número de campos obligatorios. Es importante que tengas en cuenta cuales son los campos opcionales y los obligatorios, ya que el archivo que cargues deberá contener todos los campos obligatorios o podrás ir al módulo de campos para editarlos.
4. No puede haber nombres de columnas en el archivo con el mismo nombre. 
5. El formato de los archivos debe ser .csv (UTF-8), con separador de columnas ";" (punto y coma) recuerde no usar este caracter en los textos de información.
6. Las cabeceras del archivo deben iniciar en la primera fila. Evite dejar la primera fila vacía, recuerde que los datos deben iniciar desde allí. 
7. En el archivo base se debe contar con una columna llamada referenceCode, la cual permitirá hacer las asociaciones entre entidades, por eso es necesario que las enumeres ya que esto te permitirá generar las asociaciones futuras. 
8. El formato de fecha y hora, debe ser el siguiente yyyy-mm-ddThh:mm:ss, y se deben importar en una sola columna, tanto la fecha como la hora. Recuerda incluir la T entre la fecha y la hora.

⚠️ Revisa el límite de registros que puedes cargar según tu plan.

¿Cómo cargar el archivo para la importación masiva?

La carga masiva la puedes utilizar para cargar registros nuevos y generar asociaciones, además puedes tomar como base registros existentes y cargar solo las asociaciones.

Nota. Si tienes dudas sobre cómo debe ir organizada tu información, cuáles son los campos y columnas, puedes descargar la plantilla que aparece en la parte inferior del recuadro. Esta plantilla está en formato XLS y debes convertirlo en csv (UTF-8) para realizar la carga masiva.

Después de tener el documento con todas las condiciones nombradas anteriormente, puedes subir o arrastrar el archivo al recuadro con el icono de nube y flecha hacia arriba.

⚠️ ¡Recuerda! Si el archivo no cumple con las condiciones mencionadas el software te mostrará un mensaje en color rojo debajo del recuadro de carga masiva, indicando cuál es el problema a solucionar.

Si el archivo está correctamente cargado se abrirán varias opciones: Continuar con el proceso de carga masiva de los registros y crear asociaciones con otros registros. 

Si deseas crear asociaciones a los registros primero debes dar clic al cuadro verde con el icono + que se encuentra al lado derecho del recuadro de carga masiva, ahi te mostrará dos opciones, elige el tipo de asociaciones que vas a crear.

Seguidamente te aparecerá un segundo recuadro de carga masiva unido por la palabra “parentReferenceCode” esta hace referencia a la nueva columna que debes agregar en el archivo de carga masiva de las incidencias a relacionar.

✨ Para continuar con el proceso de carga masiva de los registros debes dar clic en la parte inferior izquierda en la opción “siguiente”.

¿Cómo ordenar mis campos?

Después de cargar los archivos podrás relacionar los campos de tu archivo con los existentes dentro del software. Intenta asignar los nombres de los campos de tu archivo igualmente a los creados anteriormente en la sección de campos de Pirani, ya que esto permitirá una asociación automática por parte de la herramienta. 

Adicional ten en cuenta las siguientes indicaciones:

1. Desmarca los campos que no quieres que se carguen al reporte.
2. Revisa el ejemplo que se carga desde el archivo, esto te indicará el tipo de información que contiene ese campo.
3. Relaciona cada campo que cargaste con los campos que ya tienes creados en el sistema.
4. Si vas a crear campos nuevos primero debes crearlos desde la parametrización de campos, sino lo haces no se mostrarán en este reporte de precarga.

⚠️ Es importante tener en cuenta cuales son tus campos obligatorios, ya que todos deben ser asignados a los campos del archivo para que el software te permite realizar la carga masiva satisfactoriamente.

¿Cómo saber si mi carga masiva se realizó con éxito?

Finalmente el software te notificará cuando la carga se realice con éxito. Sin embargo, esta la podrás encontrar en la sección de importación de eventos en la opción “ver historial”.  

Ahí podrás ver todos sus procesos y si se encuentran en estado finalizado, además te mostrará el total de registros, los registros cargados y los registros con errores. Para solucionar estos últimos, el software te permitirá descargar un archivo de los registros con errores especificando cuales son los errores para que puedas cargarlos nuevamente de manera correcta.

¿Cómo corregir los registros con errores?

Podrás descargar un documento en Excel con los registros que tuvieron errores al momento de importar, en este documento te aparecerá una columna de “errores” que describe cuál fue el inconveniente con ese registro.

Después de corregir los errores en el documento podrás importarlo nuevamente.

¿Cómo funciona la actualización masiva de los riesgos?

La funcionalidad de actualización masiva permite modificar múltiples registros de riesgos de manera simultánea. Para ello, se debe utilizar un archivo de carga en el cual el único campo obligatorio es el “referenceCode”, que debe coincidir con la información ya existente en el sistema.

Solo es necesario incluir en el archivo los campos que se desean actualizar. Los campos que no requieran modificación pueden dejarse vacíos o simplemente omitirse del archivo, ya que no se verán afectados.

¿Cómo visualizar los riesgos?

Una vez cargado los riesgos aparecerán automáticamente en el sistema.

¡Ahora puedes hacerlo! Empieza a gestionar tus riesgos.

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