La importación masiva en Pirani ha sido optimizada para facilitar una carga de datos más rápida, intuitiva y segura en módulos clave como Procesos, Riesgos, Controles y más, reduciendo tiempos operativos y asegurando la integridad de la información.
La importación masiva está disponible para todos los sistemas de gestión (ORM, AML, ISMS, Compliance, Auditorías) en los cuales podrás utilizar esta funcionalidad para cargar y asociar cientos de registros de procesos, riesgos, causas y consecuencias, controles, planes de acción, eventos, normas, factores de riesgo por medio del formato csv (UTF-8).
→ Recuerda que esta funcionalidad estará disponible desde el plan Starter.
¿Cómo importar registros de forma masiva?
Ingresa al módulo de Parametrización del sistema (ícono de engranaje).
Selecciona la opción ORM o el prefijo del sistema de gestión en el que estés (ORM, ISMS, AML, COMPLIANCE, AUDITORÍAS).
Dirígete a la sección Importación para carga masiva.
En esta sección encontrarás la importación masiva de las entidades del sistema.
¿Qué condiciones debe de cumplir el archivo de cargue?
Para cargar masivamente registros debes tener en cuenta los siguientes elementos que la herramienta te indica al ingresar a la sección.
Recuerda que estos elementos son obligatorios para que la carga del archivo con los registros de los eventos sea efectiva.
1.Si vas a cargar campos diferentes a los actuales te recomendamos primero crearlos en el sistema.
2.El archivo debe ser plano, sin gráficos, figuras o imágenes.
3.El número de columnas mínimo del archivo debe ser igual o mayor al número de campos obligatorios.
4.No pueden haber cabeceras en el archivo con el mismo nombre.
5.El formato de los archivos debe ser .csv (UTF-8), con separador de columnas “;“ Recuerde no usar este caracter en los textos de su información
6.Las cabeceras del archivo deben iniciar en la primera fila.
7.La entidad base debe contar con una columna llamada referenceCode que permitirá hacer asociaciones entre entidades. Cada número deberá ser único.
8.El formato de fecha y hora, debe ser yyyy-mm-ddThh:mm:ss importándose a una sola columna, tanto la fecha como la hora.
9.Si agregas entidades asociadas, cada una debe contar con la columna llamada codeParentReference que permitirá crear su registro dentro del sistema.
⚠️ Revisa el límite de registros que puedes cargar según tu plan.
¿Cómo visualizar el historial?
En esta sección podrás acceder al historial de cargas masivas realizadas en el sistema. Puedes aplicar filtros por rango de fechas para consultar importaciones previas según el periodo de interés.
¿Cómo cargar el archivo o actualizarlo para la importación?
Haz clic en Nueva importación. El sistema presentará dos opciones según el tipo de carga:
1. Una sola entidad
Permite importar o actualizar registros de una única entidad del sistema (por ejemplo: riesgos, controles, eventos, etc.)
Pasos para la carga:
- Selecciona la entidad sobre la cual deseas realizar la carga.
- Elige si deseas crear o actualizar registros.
- Descarga la plantilla y diligencia la información o Carga tu archivo en formato .csv.
- Asegúrate de que el campo referenceCode esté presente y correctamente diligenciado, ya que es el identificador principal para crear o editar el registro en el sistema.
Nota. Si tienes dudas sobre cómo debe ir organizada tu información, cuáles son los campos y columnas, puedes descargar la plantilla que aparece en la parte inferior del recuadro.
Después de tener el documento con todas las condiciones nombradas anteriormente, puedes subir o arrastrar el archivo al recuadro con el icono de nube y flecha hacia arriba.
A continuación:
- Haz clic en Siguiente para validar que los nombres de las columnas del archivo coincidan con los del sistema.
- Revisa la información y da clic en el botón cargar.
El estado de la importación se refleja en el historial, permitiéndote hacer seguimiento al proceso.
⚠️ ¡Recuerda! Si el archivo no cumple con las condiciones mencionadas el software te mostrará un mensaje en color rojo indicando los errores.
¿Cómo corregir los registros con errores?
Podrás descargar un documento en Excel con los registros que tuvieron errores al momento de importar, en este documento te aparecerá una columna de “errores” que describe cuál fue el inconveniente con ese registro.
Después de corregir los errores en el documento podrás importarlo nuevamente.
2. Varias entidades relacionadas
Esta opción permite importar datos que incluyen relaciones entre múltiples entidades del sistema (por ejemplo, riesgos asociados a controles o causas).
Pasos para la carga:
- Selecciona la entidad principal (padre) que deseas importar (por ejemplo: riesgos).
2. A continuación, el sistema te mostrará las entidades asociadas que deseas incluir en la importación, selecciona la acción de carga que vas hacer con la entidad padre para empezar a cargar sus asociaciones.
3. Descarga las plantillas correspondientes o sube tu archivo .csv correspondiente. Este debe incluir:
- El campo referenceCode para cada registro.
- El campo parentReferenceCode para aquellas entidades que dependen jerárquicamente de otra.
- Todos los datos que deseas crear o actualizar.
¿Cómo funciona la actualización masiva de los riesgos?
La funcionalidad de actualización masiva permite modificar múltiples registros de riesgos de manera simultánea. Para ello, se debe utilizar un archivo de carga en el cual el único campo obligatorio es el “referenceCode”, que debe coincidir con la información ya existente en el sistema.
Solo es necesario incluir en el archivo los campos que se desean actualizar. Los campos que no requieran modificación pueden dejarse vacíos o simplemente omitirse del archivo, ya que no se verán afectados.
Luego:
- Haz clic en Siguiente.
- Valida que los campos del archivo .csv se alineen correctamente con los del sistema.
- Verifica la estructura.
- Selecciona Cargar.
Una vez confirmada la carga, el sistema procesará los datos y actualizará el historial. Podrás verificar el resultado y descargar registros con errores en caso de presentarse inconsistencias.
Consideraciones clave
- El referenceCode es el identificador único para cada registro y debe mantenerse consistente.
- Para entidades asociadas, asegúrate de relacionarlas correctamente con su entidad principal mediante el parentReferenceCode.
- El sistema solo acepta archivos en formato .csv y validará automáticamente que las columnas coincidan con los campos del formulario.
¡Ahora puedes hacerlo! Empieza a gestionar tus riesgos.
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