¿Cómo crear un flujo de planes de acción?

¿Quieres tener el control total sobre cada etapa de tus planes de acción? Imagina tener un control total sobre cada etapa, desde la creación hasta la finalización, sin perder de vista ningún detalle. En Pirani te ofrecemos la funcionalidad perfecta.

¿Cómo crear un flujo de parametrización?

1. Date de alta en la plataforma de Pirani e ingresa a la barra lateral. Allí encontrarás seis puntos que forman un cuadro; haz clic en el "sistema de gestión con el que deseas trabajar". Por otro lado, en la parte superior de tu pantalla, verás un icono de engranaje donde debes hacer clic.

2. Vas a ingresar al dashboard de Gestión de Riesgos que desees trabajar. Para este caso práctico, trabajaremos con "Gestión de Riesgos Operacionales". Encontrarás dos botones: "Transversal" y "ORM". Haz clic en "ORM". Al momento de hacer clic, la herramienta te redirigirá al flujo de planes de acción.

Una vez hayas ingresado al flujo de acción, encontrarás tres estados predefinidos: "Intermedio", "Finalizado" y "Transición". Para comenzar a gestionar nuestro flujo, debemos dirigirnos al icono de "Intermedio" y hacer clic en él. Se abrirá una caja en la que debemos diligenciar el nombre del flujo, agregar una breve descripción (opcional) y, por último, delegar un responsable.

No olvidemos que la herramienta de Pirani nos habilita tres opciones de estado de responsable: "Por usuario", "Por grupo" o "Por campo". Por otro lado, para diferenciar los flujos, la herramienta te dará la opción de asignar un color diferente a cada uno. Selecciona el gotero que encontrarás en la parte superior derecha.

3. Para continuar creando nuestro flujo de trabajo, solo debes hacer clic en el símbolo "+". No olvides asignar siempre un responsable y añadir una breve descripción si lo deseas. Además, el software de Pirani nos permite crear los flujos de trabajo que queramos.

4. Una vez que se hayan completado todas las tareas del flujo de trabajo, haz clic en el botón 'Finalizado' para concluir oficialmente la configuración de los parámetros. Además, es necesario asignar un responsable y proporcionar una descripción detallada.

 
5. Ahora bien, supongamos que debemos realizar un ajuste en nuestro flujo inicial y necesitamos retroceder. Solo debemos hacer clic en el ícono de “+” y luego en “transición”. Posteriormente, en la sección que dice “ir a”, buscaremos y seleccionaremos el punto al que queremos regresar para continuar trabajando en el flujo.

6. Para continuar trabajando en la construcción de nuestro flujo, un paso crucial es la asignación de permisos a cada usuario. Debes dirigirte al flujo inicial donde dice "transición inicial". Pasa el cursor sobre la palabra mencionada, y aparecerá un ícono de un rayo azul. Haz clic en él para abrir la ventana de permisos. Si deseas asignar permisos a un solo usuario, haz clic en "por usuario".

Al seleccionar un usuario, puedes asignar permisos para "ver, crear, editar o eliminar" el plan de acción. Para habilitar estos permisos, haz clic en el ícono de lápiz ubicado en la parte superior de la ventana.

7. Una vez que hayas terminado todo el proceso de construcción de tu flujo, ve a la parte superior derecha y haz clic en el botón que dice "guardar borrador" y "publicar", si deseas revisar o trabajar en algunos ajustes. Solo debes ir a la barra lateral, hacer clic en "planes de acción" y seleccionar el nombre del flujo en el que trabajaste.

8. Para realizar cambios en los usuarios o en el nombre del flujo, haz clic en el nombre que le asignaste a tu flujo. Se desplegará una ventana en el costado derecho, donde podrás modificar lo siguiente: "Nombre", "Descripción", "Fecha de inicio o finalización" y "Responsable del plan de acción".

Una vez que el flujo se haya completado al 100%, recibirás un correo electrónico con un resumen de toda la información relevante. Por último, si deseas recibir alertas adicionales sobre el estado de tus flujos, haz clic en el icono de la campana ubicado en la sección de planes de acción.

¿Listo para optimizar tus procesos? ¡Sigue nuestro tutorial paso a paso y domina la parametrización de flujos! Empieza ahora.