¿Cómo funciona la sección programa de auditorías?

La nueva sección de auditoría brinda aseguramiento, asesoría y análisis basados en riesgos para que la organización cumpla sus objetivos y pueda mejorar la eficacia de sus procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

Con la nueva sección de auditoría interna podrás realizar una gestión efectiva de sus riesgos, ya que te permite identificar riesgos potenciales, evaluar controles internos, monitorear su funcionamiento, garantizar el cumplimiento normativo y comunicar los resultados a la alta dirección. 

→ Disponible en el sistema de gestión de Auditorías ⚡

¿Cómo crear el programa de auditoría?

Para crear el contexto de la auditoría debes ingresar a la sección “Programa de auditoría” y dar clic en el botón “Crear programa de auditoría”, ahí encontrarás un tablero en el cual debes ingresar alguna información obligatoria y otra opcional que te ayudará a complementar la información.

Nombre: Ponle un nombre que te permita dar contexto al programa de auditoría, puede estar relacionado con la normativa que va a ser auditada o el tiempo en el que se va auditar el proceso.
Objetivo: Escribe un objetivo que muestre el propósito de la auditoría,  ya que a partir de este punto se construye cómo se va ejecutar y evaluar el proceso.
Alcance: Establece de forma específica el cubrimiento de la auditoría, es decir, los procesos, el nivel de detalle, etc.

Normas a evaluar: Elige la normativa que se evaluará en la auditoría
Fecha de inicio y fecha final: Indica el tiempo en el que se llevarán a cabo todos todos los procesos de planeación, ejecución, reporte y cierre de la auditoría.

Tipo de auditoría: Elige el tipo de auditoría que se realizará entre las siguientes: 
Primera parte: Auditorías que se realizan  internamente en la organización
Segunda parte: Auditoría para hacerle a un proveedor, cliente o contraparte.
Tercera parte: Auditorías con entes certificadores o entidades reguladoras.

Auditor líder: Selecciona el auditor líder para dirigir el proceso de auditoría.

Especificaciones del programa: Indica la estrategia del programa de auditoría, cuáles serán las etapas, la frecuencia, los recursos etc. Puede utilizar este paso como un cronograma de auditoría para así tener una planificación más clara de cómo enfrentar el proceso. 

Adjuntos del programa: Adjunta los documentos necesarios para el programa, como la
normativa que va a usar como base, alguna regulación, hojas de vida de los auditores, etc.

¿Cómo definir los procesos de la auditoría?

Para definir los procesos que están vinculados al programa de auditoría, debes ir a sección de asociaciones y elegir la opción “Procesos” y dale clic al botón “Asociar” ahí encontrarás los procesos creados anteriormente, dale clic al icono “+” del proceso de interés.

¿Cómo asociar el equipo auditor?

Después de haber elegido un auditor líder, puedes asociar a más personas que van a trabajar como parte del equipo auditor. Para vincular estas personas debes ir a sección de asociaciones y elegir la opción “Equipo auditor” y dale clic al botón “Asociar” ahí encontrarás todos los perfiles y roles creados anteriormente, dale clic al icono “+” a las personas de interés.

¿Cómo crear el plan de auditoría?

Para crear el plan de auditoría selecciona la sección “Plan de auditoría” y luego dale clic al botón “Agregar un plan”. Ahí deberás llenar los siguientes ítems:

Agregar procesos: Selecciona un proceso de la lista de procesos que se definieron previamente en la sección de asociaciones. No salen todos los procesos de la organización.

Agregar auditor: Selecciona el auditor encargado del plan, entre los auditores elegidos anteriormente en la sección de equipo auditor.

Fechas: Selecciona la fecha de inicio y finalización de la actividad, las cuales deben estar dentro de la fecha seleccionada anteriormente. 

Fecha de la ceremonia específica: Selecciona la fecha de ejecución de la auditoría. 

Después de seleccionar todos los ítems mencionados anteriormente debes dar clic en el botón “Guardar”.

¿Cómo gestionar el plan de auditoría?

Para gestionar el plan de auditoría debes dar clic en la flecha que se encuentra al lado derecho del plan de interés. Ahí encontrarás una lista de chequeo y un resumen de todo el plan de auditoría.

Lista de chequeo: La lista de chequeo es un paso importante ya que funciona como evidencia y permite dar trazabilidad a la ejecución del plan de auditoría. La lista de chequeo se basa en ítems que puede crear según los temas que vayas a preguntar y evaluar durante la auditoría, para cada uno de los ítems debes tener en cuenta la siguiente información:

Pregunta: Es la información que se le va a preguntar al auditado, se recomienda realizar preguntas abiertas que permita desprender otras preguntas y respuestas para así lograr una mejor  identificación de los hallazgos.

Auditados del ítem: Quién va a ser la persona auditada, cuál persona del proceso va a recibir la auditoría, todos abiertamente o a una sola persona.

Normas relacionadas: Las normas que se incluyeron en el contexto.

Agregar ayuda adicional: Ingresa información adicional que pueda guiar al auditor en el proceso de evaluación. 

Para continuar dale clic al botón guardar y vuelve a la pantalla principal donde estabas creando el programa de auditoría, ahora dale clic al botón “Crear”. 

¿Cómo crear la lista de chequeo de forma masiva?

Además, podrás agregar los items de la lista de chequeo de forma masiva, para hacerlo dale clic al icono de la " la nube con la flecha hacia arriba".

Ahí aparecerá un recuadro, donde encontrarás a mano derecha los requisitos que debe tener tu archivo para que cargue exitosamente. En el lado izquierdo encontrarás el cuadro para cargar el archivo y una plantilla de guía que puedes descargar para hacerlo de forma adecuada.

Después de subir el archivo con los datos, la herramienta te mostrará el emparejamiento entre los campos de la herramienta y los agregados en el documento, podrás editar los campos que son opcionales. Ahora dale clic en el botón cargar y listo!

¿Cómo enviar el plan de auditoría a ejecución?

Dale clic al programa de auditoría creado anteriormente y seguidamente clic en el botón “Ver más”, ahora dale clic a la opción de plan de auditoría y elige el plan de interés, luego dale clic a la flecha en el lado derecho del plan seleccionado y finalmente clic en el botón “Enviar a pendiente de ejecución”.
Importante: Después de enviar a ejecución ya no se puede editar el plan.

¿Cómo ejecutar un plan de auditoría?

Si fuiste elegido como auditor o auditado de un plan de auditoría recibirás un correo de notificación. Si eres el auditor podrás ejecutar el plan de auditoría ingresando al programa de auditoría y seguidamente al plan de auditoría asignado. Ahora dale clic al botón iniciar ejecución e inicia la ejecución. Al darle clic al iniciar la ejecución encontrarás los siguientes pasos en cada uno de los ítems en la lista de chequeo:

La pregunta que se había planteado inicialmente y las opciones de respuesta: cumple, no cumple o no aplica.
La no conformidad es que no cumple. El software marca según lo que se le dice:
- Una conformidad con observación entonces amarillo. 
Si es “No” se pone rojo, no hay oportunidad de mejora, una no conformidad con la observación. 
NA: no aplica, no se tiene en cuenta dentro de la evaluación y calificación. Se pueden incluir más respuestas, pero por ahora el software maneja esas tres: sí, no, NA.

El tipo de hallazgo es opcional, puedes elegir entre oportunidad de mejora y observaciones:  La oportunidad de mejora es una sugerencia del auditor, no es obligatorio cumplirla y las observaciones se tiene que remediar ya que hay una No conformidad. 

Comentario del auditado, es lo que el auditado dice y no es obligatorio, pero ayuda al auditor a hacer un cierre adecuado de la auditoría e identificar fácilmente los hallazgos. 
Comentario del auditor es el análisis que hace el auditor al auditado, específica cuál fue el hallazgo y propone algo que ayude en el proceso de remediación. 
Evidencias: Es indispensable adjuntar evidencia en el plan de auditoría ya que una auditoría sin evidencia prácticamente es una auditoría perdida, no se puede colocar los hallazgos y no justificarlos o respaldarlos con evidencia de lo que ocurrió.


Cuando se termina la ejecución con cada uno de los ítems se activa el botón de "finalizar auditoría" o "Enviar remediación". 

¿Cómo realizar la remediación del programa de auditoría?

Si hay algún hallazgo se activa el botón de enviar a remediación que es la etapa siguiente. Se plantea una fecha de compromiso para la remediación, los planes de remediación que se van a ejecutar y cómo se van a gestionar.

Después de que se cierren los planes de remediación el auditor procede a hacer el cierre del plan de auditoría, que es la última etapa y ya puede entregar la información al auditor líder que ya hará el cierre total de todo el programa de auditoría donde ya genera el reporte general de auditoría.

Importante: No se hace un reporte específico por plan, sino que se hace un reporte general por el programa completo de auditoría.

Finalizar auditoría: si no hay ningún hallazgo, puedo finalizar el plan de auditoría porque no hay etapa de remediación.

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