¿Cómo funciona el módulo de Reportes dinámicos?

Los reportes dinámicos te permiten crear informes con características específicas, según los requerimientos que tengas, de esta manera podrás disponer fácilmente de la información.

Con Pirani, podrás disponer del módulo de Reportes dinámicos para que puedas construir informes de la administración de riesgos de tu organización con filtros específicos y descargarlos al instante en formatos como xls o png. 

Este tipo de reporte estará de manera transversal para todos los sistemas de gestión que tengas en la herramienta, y podrás encontrarla dentro del módulo de “Reportes”. 

→ Recuerda que esta funcionalidad estará disponible en el plan Pro y Free Trial.

¿Cómo puedo filtrar la creación del reporte por sistemas de gestión?

Dado que es un módulo transversal, podrás seleccionar el o los sistemas de gestión que deseas para generar los reportes. Podrás aplicar este filtro yendo a la parte superior derecha del módulo, en la sección de “Sistemas”.

¿Cómo crear un reporte dinámico?

Dentro del módulo de “Reportes” encontrarás en la parte superior una barra verde con el nombre de Reportes dinámicos, dale clic al botón “Crear”.

Acá podrás elaborar tus reportes en dos tipos de formatos:

• Tabla de datos

Donde te aparecerán filtros básicos que podrás modificar según lo que necesites. Cuando termines de configurar los filtros se mostrarán los resultados en la parte inferior dividido por columnas y a la fecha de hoy.

¿Cómo filtrar el reporte de Tabla de datos?

Lo primero que deberás seleccionar es el o los sistemas de gestión que requieres para sacar el informe, pues con esta información preliminar se desplegarán las siguientes opciones de filtrado.

⚠ ️ Importante: Recuerda que si seleccionas dos o más sistemas de gestión, cuando generes este reporte solo te aparecerán aquellos módulos que son transversales para esos sistemas.

Como siguiente paso elige el módulo, acá podrás filtrar por las asociaciones que tenga aquel módulo. Pongamos un ejemplo:

Si seleccionamos el sistema de gestión ISMS, nos permitirá filtrar el reporte según los módulos que contiene este sistema (procesos, activos de la información, riesgos, controles, incidentes y planes de acción). Si escogemos el módulo de Procesos nos aparecerá como siguiente filtro todo lo que esté asociado con este módulo, es decir: Activos de Información y Riesgos.

Y…¿cómo se puede saber a qué está asociado cada módulo? Puedes dirigirte a dicho módulo e ingresar a la sección de “Asociaciones” donde verás a qué módulos está relacionado.

 

Sigamos con el ejemplo, si escogemos filtrar Procesos por Activos de Información, te aparecerán las asociaciones que tiene este módulo, es decir: Amenaza y vulnerabilidad y Riesgos. No te aparecerá la relación con Procesos pues este lo escogimos como filtro principal.

Agregar columnas

Otro punto importante es que podrás seleccionar qué campos deseas extraer para el reporte, esta opción la podrás encontrar al lado derecho del filtro que escogiste como “Agregar columnas”. 

Además, tendrás la posibilidad de ordenar los campos según desees al seleccionarlos y arrastrarlos.

Filtrar por condición

Tendrás la opción de filtrar, por cada módulo, las condiciones que deseas en el reporte. Por ejemplo, si estás filtrando por el módulo de Riesgos, puedes aplicar el filtro por condición si deseas ver solamente aquellos riesgos que tienen el nivel de riesgo residual bajo.

Esta opción la podrás encontrar en el ícono de filtro que está inmediatamente después del módulo que escogiste. Agrega todos los filtros por condición que veas conveniente pero recuerda que a medida que añadas más filtros por cada módulo, la cantidad de resultados será menor pues deberá cumplir con todas las condiciones anteriores.

Eliminar filtros

Puedes eliminar cualquier filtro al darle clic al ícono de bote de basura que se encuentra al final de cada condición.

• Gráfico

Este reporte tiene una estructura similar a los filtros de Tabla de datos, la diferencia es que la información no estará tabulada sino que se verá en gráficos de acuerdo a los filtros que hayas seleccionado. También, es importante mencionar que los datos que se podrán filtrar deberán de ser cuantitativos, pues no se puede graficar data cualitativa. 

⚠ ️ Importante: en este tipo de reporte, si seleccionas todos los sistemas de gestión te aparecerán todos los módulos pues cada información es independiente.

¿Cómo filtrar el reporte de Gráfico?

El reporte gráfico tiene como objetivo analizar comparaciones entre datos (a diferencia del reporte de Tabla de datos donde se hace un relacionamiento por filtros). Por ejemplo, podrás comparar cuántos riesgos tienes identificados vs. cuántos planes de acción tienes a la fecha de hoy.

También, tendrás una tabla debajo del gráfico donde podrás ver la misma información pero de forma tabulada.

Filtrar por condición

Podrás filtrar cada módulo con diversas condiciones para compararlo frente a otros módulos o contra el mismo módulo con otras condiciones. Pongamos dos ejemplos:

1. Para compararlo contra otro módulo: Puedes filtrar el módulo riesgos por el nivel de riesgos inherente bajo contra el total de controles existentes. 

2. Para compararlo contra el mismo módulo: Puedes filtrar el módulo de riesgos por conteo contra el máximo porcentaje de impacto de riesgo inherente.

Tipos de gráficos

Visualiza tu gráfico en cualquiera de estas tres formas: lineal, en barra o pie (está última opción solo se podrá habilitar cuando el filtro sea por conteo).  

Filtro por fechas

Arriba del gráfico encontrarás una sección que te permitirá filtrar por un rango de fecha exacta, días, semanas, meses o años. Esto hará que la herramienta organice la data según el filtro que escojas.

¿Cómo asignarle un nombre a un reporte?

Podrás cambiar el nombre de tu reporte dándole clic al título que tiene actualmente y si quieres conservar los cambios selecciona el botón de “Guardar” que se encuentra al lado superior derecho.

¿Cómo descargar mi reporte?

En la parte superior derecha encontrarás el botón de “Descargar”, si tu reporte está en el formato de Tabla de datos te saldrá la opción de descargarlo en excel y si está en formato Gráfico podrás descargarlo en png.

¿Cómo guardar mi reporte?

Al lado superior derecho podrás encontrar el botón de “Guardar”, esto te permitirá tenerlo como plantilla en la sección de Mis reportes.

¿Cómo ir a mis reportes fácilmente?

Si guardaste tus reportes podrás encontrarlos fácilmente en el módulo de “Reportes” y dándole clic al botón de “Mis reportes”, aquí te aparecerá el listado de informes que creaste dentro de la herramienta.

Reportes favoritos

También, podrás agregar como favorito o establecer por defecto cualquier reporte al darle clic en la estrella que aparece en la esquina superior derecha de cada informe.

⚠ ️ Importante: podrás crear todos todos los reportes que consideres necesarios.

¿Cómo ver el historial de reportes?

Dirígete a la sección de “Mi organización” que se encuentra en la parte superior derecha de la herramienta y dale clic a “Log de auditoría”. Acá podrás filtrar por el módulo de “Reportes” y seleccionar por acción, responsable, sistema y/o fecha.