El módulo de Normas de Compliance permite a cada organización crear, gestionar y dar seguimiento al cumplimiento de sus normativas.
El sistema te ofrece funcionalidades para organizar normas, numerales y requisitos, y tú puedes gestionarlas según las necesidades de tu organización.
Formas de crear normas en Compliance
El sistema te ofrece tres alternativas para incorporar normas dentro del módulo:
Creación manual
El sistema te permite crear normas desde cero.
Tú eliges el nombre, la criticidad, la fecha de implementación, el líder de la norma y los detalles que quieras agregar. Esta opción es ideal si tu organización tiene normativas internas o propias.
Carga masiva
Para normativas extensas, el sistema permite cargar normas de forma masiva, lo que agiliza el proceso de creación y reduce el trabajo manual.
Esta funcionalidad es especialmente útil cuando se necesita migrar normativas existentes al sistema.
Catálogo de Normativas
Para los usuarios que no desean crear normas manualmente desde cero, la pestaña de”Normativas externas” ofrece normas preconfiguradas, provenientes de entes reguladores externos.
¿Cómo crear una norma?
Dale clic en el módulo de “Normas” y dirígete al botón “Crear mi primera norma”, Se abrirá un formulario donde deberás completar los campos obligatorios:
Nombre: asigna un nombre a la norma.
Criticidad de la norma: selecciona si la norma es de criticidad baja, media o alta.
Fecha de implementación: determina la fecha en la que la norma debe estar implementada.
Origen normativo: indica si la norma es interna o externa.
Líder de la normativa: asigna la persona encargada de supervisar el cumplimiento de la norma.
Dentro de la misma sección de “Información general” encontrarás campos opcionales:
Descripción: agrega detalles adicionales sobre la norma.
Adjuntar evidencia: incorpora documentos que respalden el cumplimiento de la norma.
Una vez completados los campos, haz clic en “Crear” para guardar la norma.
¿Cómo implementar los numerales de la norma?
Para agregar numerales a la norma, haz clic en el botón “Agregar”. Se abrirá una ventana donde deberás completar la información obligatoria:
- Nombre: nombre del numeral.
- Responsable del numeral: asigna al responsable de ejecutar el numeral.
- Descripción: agrega información complementaria sobre el numeral.
Luego haz clic en el botón verde ✓ para guardar.
Para agregar requisitos, selecciona la opción “Ver requisitos” y luego haz clic en “Agregar requisito”.
Podrás registrar todos los requisitos necesarios para implementar la norma, agregar comentarios, adjuntar documentación, asociar controles, eliminar un requisito o asignar fechas de vencimiento. A medida que vayas cumpliendo los requisitos, marca cada uno como completado; el sistema actualizará automáticamente el estado del numeral de “Por implementar” a “En gestión” y finalmente a “Implementado”.
¿Cómo crear asociaciones?
Ingresa al módulo de tu interés y selecciona la entidad que deseas asociar. Haz clic en “Ver más”, donde encontrarás la lista de registros asociados y un botón “Asociar”.
Haz clic en “Asociar”, busca el registro que deseas agregar utilizando el buscador o selecciona directamente de la lista disponible.
⚡ Para realizar la asociación efectivamente debes hacer clic en la parte derecha del registro a seleccionar en el icono “+”
Cuando finalices el registro de tu norma. La norma se visualizará en el tablero principal del módulo de Normas, en la pestaña “Mis normas” y en el filtro “Creadas por mí”, mostrando código, nombre, criticidad, porcentaje de cumplimiento, cantidad de requisitos y cantidad de controles.
¿Cómo puedo filtrar?
Puedes filtrar tus normas por los siguientes criterios:
Fecha: selecciona la fecha de cumplimiento que deseas revisar.
Responsable: filtra normas por el responsable asignado.
Filtros avanzados: filtra por origen normativo.
¿Cómo editar la norma?
Para editar una norma, haz clic sobre ella y selecciona el icono de lápiz que aparece en el panel derecho. Se desplegarán todos los detalles de la norma, donde podrás realizar las modificaciones que necesites. Una vez realizados los cambios, haz clic en “Guardar” para que queden registrados.
¿Cómo eliminar una norma?
Si ya no necesitas una norma, haz clic sobre ella y selecciona el icono de bote de basura. Confirma la acción para eliminarla. Ten en cuenta que al eliminarla, se perderá toda la información y las asociaciones. Si se trata de una norma adquirida del catálogo, puedes agregarla nuevamente y comenzar la gestión desde cero
¿Cómo funciona el catálogo de normas?
El sistema ofrece un catálogo de normas preconfiguradas, de forma gratuita o de pago en la pestaña de “Normativas externas”.
Para agregar una norma gratuita, haz clic en “Agregar”; para normas de pago, selecciona “Contactar a ventas” y el equipo de soporte te guiará en el proceso.
Para cada norma sea gratuita o paga se mostrará con un resumen que incluye: nombre de la normativa, descripción, lista de tags que indican sector, país y tipo de norma (ORM, Compliance, Auditoría), cantidad de numerales, cantidad de requisitos, fecha de la última actualización y versión vigente de la normativa.
Las normas agregadas se mostrarán en la pestaña “Adquiridas”.
Una vez adquiridas podrás navegar y gestionarlas en el sistema.
Restricciones de edición en normas adquiridas
Las normas adquiridas desde el catálogo mantienen la estructura definida por el ente regulador, por lo que:
- No se puede modificar ni eliminar el nombre y descripción de la norma.
- Sí se puede asignar responsables y gestionar criticidad, origen normativo, fecha de implementación, adjuntar archivos.
- Además toma los campos dinámicos, que tienes creado en el módulo de normas 
En los numerales no podrás editar el nombre ni la descripción, ni requisitos.
Sí se puede agregar responsable.
En los requisitos no podrás editar el nombre, ni la descripción.
Si puedes asignar un responsable.
Si puedes agregar información adicional como fecha de vencimiento, adjuntos del requisito y comentarios.
Si puedes asociar controles.
¿Cómo funcionan las versiones de las normas?
Cuando una norma es actualizada por el ente regulador debido a un cambio normativo, el sistema actualizará la norma con el objetivo de que la organización mantenga siempre la versión más reciente y vigente.
Ante una actualización, el sistema te notificará cuál es la última versión disponible, detallando qué cambios se realizaron y qué requisitos fueron modificados. De esta manera, podrás identificar fácilmente los ajustes regulatorios y decidir cómo continuar con la gestión de la norma dentro del sistema.
¿Cómo eliminar una norma externa?
Si consideras que ya no necesitas una norma adquirida desde el catálogo, puedes eliminarla haciendo clic sobre la norma y seleccionando el ícono de bote de basura ubicado en el panel derecho.
Ten en cuenta que, al eliminar una norma externa, se perderá toda la gestión realizada, incluyendo asociaciones, evidencias y avances de cumplimiento, y esta información no podrá recuperarse.
Si posteriormente deseas volver a utilizar la misma norma, podrás adquirirla nuevamente desde el catálogo, pero deberás iniciar su gestión desde cero, sin conservar la información previa.
