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¿Cómo funciona el módulo de normas? (Compliance)

En este módulo podrás agregar cualquier tipo de norma tanto interna como externa que afecte a la organización.

¿Cómo crear una norma?

Dale clic en el módulo de “Normas” y dirígete al botón “Crear mi primera norma”, te aparecerá un formulario en el que deberás llenar los siguientes campos obligatorios:

Nombre: Asígnale un nombre a la norma

Fecha de implementación: Determina cuándo se debe tener implementada la norma

Origen normativo: Si es interno o externo

Líder de la normativa: Asigna a la persona encargada de supervisar el cumplimiento de la norma

Dentro de la misma sección de “Información general” encontrarás estos campos que no son obligatorios:

Criticidad de la norma: Donde podrá ser bajo, medio o alto

Descripción: Para dar mayor detalle sobre sobre la norma

Adjuntar evidencia: Podrás poner todos los documentos que ayuden a tener evidencia de la norma

¿Cómo implementar los numerales de la norma?

Registra los numerales que conforman la norma al darle clic al botón de “Agregar”, acá te saldrá una ventana emergente donde te pedirá la siguiente información de manera obligatoria:

Nombre: Cómo se llama el numeral

Responsable del numeral: Selecciona al responsable de ejecutar el numeral

Y también podrás agregar como campo no obligatorio:

Requisitos de cumplimientos: Registra todos los requisitos que se necesitan cumplir para implementar la norma dándole clic al botón de “+”. 

Acá podrás hacer comentarios por requisito, adjuntar documentación, asociar controles o eliminarlo. A medida que vayas cumpliendo con los requisitos podrás darle check y el estado del numeral de la norma irá cambiando de “por implementar” a “gestión” y finalmente a “implementado”.

¿Cómo crear asociaciones?

Podrás asociarlo a procesos dándole clic en el botón de “Agregar”. Para el caso de riesgos, eventos y planes de acción podrás hacerlo a través la sección “Buscar” y finalmente para asociarlo a responsables deberás desplegar la barra y seleccionar el grupo que desees.

¿Cómo guardar el registro?

Cuando termines el registro de tu norma podrás guardarla dándole clic en “Crear”. Una vez creado podrás visualizarlo en el tablero principal del módulo donde podrás ver el código, nombre, criticidad, porcentaje de cumplimiento y responsable de la norma.

¿Cómo puedo filtrar?

Podrás filtrar tus normas bajo por estos tres campos:

La fecha: selecciona la fecha de cumpliento que deseas revisar

Responsable: revisa las normas por responsable

Criticidad: filtra las normas por nivel de criticidad

¿Cómo editar la norma?

Podrás entrar y editar la norma en cualquier momento, solo debes darle clic y te aparecerá al lado derecho el botón de “Ver más”, al darle clic podrás visualizar todos los detalles y hacer las modificaciones que consideres necesarias.

Finalmente, dale clic al botón de “Guardar” y tus cambios quedarán registrados.

¿Cómo eliminar una norma?

Si consideras que ya no necesitas una norma puedes eliminarla dándole clic y te saldrá en la parte derecha el ícono de bote de basura. Recuerda que si la eliminas ya no podrás recuperar la información y las asociaciones se perderán. Si estás de acuerdo dale clic en “Eliminar”.