¿Cómo funciona el módulo de Indicadores?

Los indicadores forman parte fundamental dentro del cumplimiento de normativas pues te permiten alinear la estrategia organizacional con la gestión de riesgos de tu negocio.

Con Pirani gestiona tus indicadores con sus respectivos objetivos. Podrás tener indicadores transversales KCI, KRI y KPI para todos los sistemas de gestión, o un propio listado de indicadores por cada sistema. 

En Pirani podrás crear tres tipos de indicadores: 

KRI (Indicadores clave de riesgo): Se utilizan para medir la exposición de la organización a diferentes tipos de riesgos, ya que estos indicadores proporcionan información sobre la probabilidad y el impacto de los riesgos identificados. 

KPI (Indicadores Clave de Desempeño): Se utilizan para evaluar el rendimiento, ya que proporcionan información sobre eventos relacionados con pérdidas de tipo operacional y permiten cuantificar objetivos del desempeño estratégico de la organización.

KCI ( Indicadores Clave de Control): Se utilizan para medir la efectividad, implementación y el funcionamiento de los controles diseñados para prevenir o responder a eventos de riesgo.

→ Recuerda que este módulo está disponible en el plan Pro.

¿Cómo se crean objetivos?

Los indicadores siempre deben de estar sujetos a un objetivo organizacional, pues su misión es ayudar al cumplimiento de aquel objetivo.

Para crear un objetivo dirígete al lado izquierdo de la herramienta, selecciona el módulo de Indicadores y dale clic al botón de “Crear objetivo”, acá deberás de llenar los siguientes datos:

Nombre del objetivo: cómo se llamará.

Descripción: detalla en qué consiste.

Responsable del objetivo: quién será el encargado de supervisar su cumplimiento.

Ciclo: el rango de tiempo anual donde se presenta la gestión del objetivo, esto nos ayuda a compararlo con un mes en específico de un año anterior.

Por último, dale clic al botón de “Guardar” y el objetivo quedará creado. 

Recuerda que a medida que agregues indicadores el primero que se mostrará será el último agregado, pero podrás cambiar el orden de como se muestran tus objetivos en cualquier momento al seleccionarlos y arrastrarlos. 

⚡Importante: Podrás desactivar un objetivo si consideras que ya no es necesario medirlo pero no lo quieres eliminar para tenerlo como histórico.

¿Cómo editar, eliminar o inactivar un objetivo?

En la esquina superior derecha de tu objetivo dale clic a los tres puntos verticales que aparecen, acá te saldrá las opciones de: 

Editar: que te permitirá modificar cualquier campo del objetivo.

Eliminar: en caso consideres que ya no deseas ese objetivo (recuerda que se perderá todo el historial relacionado).

Inactivar: podrás desactivarlo en caso ya no desees dar más seguimiento al objetivo (de igual forma tendrás la opción de volver a activarlo en cualquier momento).

¿Cómo crear un indicador?

Una vez creado el objetivo podrás empezar a asociar los indicadores. Para hacerlo dirígete al lado derecho del objetivo y dale clic al botón de “Agregar indicador”, te aparecerán las opciones de “Indicador manual” e “Indicador automático”.

Indicador manual:

Este indicador sirve para tener datos del negocio como por ejemplo: el número de clientes, número de errores en un sistema, número de disponibilidad, etc. 

Entro de este formulario deberás registrar las siguientes secciones:

1. Información general

Nombre del indicador: como se llamará el indicador.

Categoría de indicador: selecciona la categoría del indicador entre KCI, KRI y KPI 

Descripción: detalla cómo se calculará el indicador.

Ficha tecnica:

Tipo de indicador: selecciona si deseas que sea creciente, decreciente, por encima o por debajo de cierta cifra.

Unidad: señala en qué unidad de medida deseas (horas, monto, porcentaje, moneda o personalizado).

⚡Importante: para crear una unidad personalizada deberás poner el nombre de la unidad de medida y determinar si la unidad irá al inicio o final.

Número meta: determina cuál es la cantidad meta a la que se desea llegar.

Número inicial: determina cuál es la medida base del indicador.

Periodicidad: con qué frecuencia vas a darle seguimiento al cumplimiento del indicador.

Responsable del indicador: designa a la persona que estará a cargo de supervisar el indicador.

Finalmente, dale clic al botón "Crear"

2. Actividades

Dentro de la sección “Actividades” agrega todas las acciones que te ayudarán a cumplir la meta de tus indicadores. Acá podrás agregar comentarios, adjuntar archivos y cambiar el status de cada actividad según se vaya desarrollando.

3. Asociaciones

Podrás asociar procesos, riesgos, controles y/o responsables según el indicador que estés creando. 

Para asociar dale clic en el botón de “Agregar”.

Luego dale clic al icono "+" de los registros de tu interés.

Por último, dale clic al botón de “Guardar” y ¡listo! el indicador quedará registrado.

Después de crear el indicador, te saldrá en el dashboard del módulo los datos dividido en 5 columnas:

1. Código: que es el número de registro que tiene el indicador.
2. Indicador: el nombre del mismo.
3. Valor actual: mostrará el último valor registrado de seguimiento.
4. Variación: indica si el valor subió, bajó o se encuentra estable con referencia al último valor registrado.
5. Cumplimiento: es el valor real que se tiene con respecto a la meta establecida.

Indicador automático:

Se calcula de manera interna en base a los registros que tengas de los módulos de procesos, riesgos y controles. La plataforma irá actualizando el valor de los indicadores de forma automática dependiendo la periodicidad que se le asigne.

Con este indicador podrás hacer la evaluación de desempeño de la gestión de riesgos, por ejemplo: número de eventos que se están generando, número de planes de acción que se ejecutan o finalizan, etc.

Aquí te dejo un tutorial explicando el paso a paso ¿Cómo funcionan los indicadores automáticos?

¿Cómo actualizar un indicador?

Al lado derecho de cada indicador encontrarás el botón de “Actualizar”, acá podrás cambiar el valor actual que tiene el indicador y agregar un comentario para detallar información sobre este cambio.

¿Cómo editar o eliminar un indicador?

Dirígete al lado superior derecho del indicador y dale clic a los tres puntos horizontales ahí podrás seleccionar las siguientes opciones:

Editar: para que puedas modificar cualquier campo del indicador

Eliminar: en caso consideres que ya no es necesario tener el indicador dentro del objetivo

Detalle: verás el historial del indicador y podrás compararlo con el año anterior

¿Cómo leer el gráfico en “Detalle”?

La gráfica muestra el historial del indicador y cada una de las actualizaciones del año, teniendo en cuenta la meta propuesta. Por ejemplo en este caso el indicador debe disminuir, entonces la meta es la linea de puntos discontinuos y cada punto en la gráfica son a las actualizaciones que se van creando dentro del valor actual del indicador. 

También, al lado derecho de la gráfica podrás ver el historial donde aparecerá el valor registrado, la fecha y el comentario y por último, podrás ver un comparativo de la gráfica versus donde estarán todos los registros que se hicieron el año anterior y los de este año.

Además, podrás descargar los dos reportes de indicadores, solo debes dar clic en el icono de flecha hacia abajo y tendrás un reporte en PDF con toda la información.