¿Cómo funciona la sección de causas y consecuencias?

Las causas y consecuencias nos ayudan a tener un manejo más profundo de los riesgos que existen, pudiendo trazar cuál es su origen y el efecto que tendría dentro de la organización.

Ahora en Pirani las causas y consecuencias tendrán una sección especializada, donde podrás crear y gestionar tus registros de causas y consecuencias, asociarlos a los riesgos y asignarles un responsable de supervisar en un solo lugar.

→ Recuerda que este módulo está disponible para los sistemas de gestión de ORM, AML Y Compliance

¿Cómo crear una causa y consecuencia?

Dirígete al menú de la izquierda y entra a la sección de “Causas y consecuencias”, seguidamente dale clic al botón de “Crear causa y consecuencia”. Ahí te aparecerá un recuadro donde debes poner un nombre y elegir si vas a crear una causa o consecuencia.

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Si es una causa: Debes elegir la categoría que indica cual es el origen del riesgo. Puede ser por: proceso, infraestructura, tecnología, factor externo o recurso humano. 

Si es una consecuencia: Debes elegir la categoría que señala en qué afectará ese riesgo. Puede ser: legal, económico, reputacional u operacional

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Luego debes escribir una descripción para tu causa y consecuencia, y finalmente deberás hacer clic en el botón de “Crear” para que quede guardado.

¿Cómo asociar una causa y/o consecuencia a un riesgo?

Podrás asociar la causa o consecuencia que estás creando con uno o varios riesgos. Para eso, dentro del recuadro de crear o editar dirígete al lado izquierdo a la sección de "riesgos" y dale clic al botón “asociar”, ahí encontrarás una lista con todos los riesgos que tienes registrados y podrás elegir uno o varios riesgos que estén vinculados con la causa y consecuencia.

Para realizar la asociación efectivamente debes hacer clic en la parte derecha del riesgo a seleccionar en el icono “+”

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¿Cómo asociar un responsable?

Para asociar un responsable de supervisar la causa o consecuencia, dentro del recuadro de crear dirígete al lado izquierdo a la sección de responsables y dale clic al botón “asociar”, ahí verás la lista de grupos responsables creados o crear un nuevo grupo. En esta sección podrás buscar los registros con el buscador o elegir entre las opciones que tiene el módulo.

 Para realizar la asociación efectivamente debes hacer clic en la parte derecha del registro a seleccionar en el icono “+”

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¿Cómo asociar una causa y/o consecuencia a un control?

Para asociar una causa o consecuencia a un control, primero debes tener una causa y consecuencia creada y asociada a un riesgo, seguidamente tener un control asociado al riesgo mencionado anteriormente. Después de tener las creaciones y asociaciones anteriores, dirígete a la sección de "Controles" y selecciona el control al que deseas asociar la causa o consecuencia del riesgo. Luego selecciona la opción de causas y consecuencias y dale clic al botón "Asociar", ahí encontrarás las causas y consecuencias que impactan el riesgo al que está vinculado al control y las cuales podrías asociar al control. Para asociar efectivamente, debes dar clic en el icono "+" de la causa o consecuencia de interés. 

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Por último, dale clic al botón de “Guardar cambios” para que queden asociados y visualizalos en la sección de "Causas y consecuencias".

¿Cómo asociar una causa y/o consecuencia a un evento?

Para asociar una causa o consecuencia a un evento, primero debes tener una causa y consecuencia creada y asociada a un riesgo, seguidamente tener un evento asociado al riesgo mencionado anteriormente. Después de tener las creaciones y asociaciones anteriores, dirígete a la sección de "Eventos" y selecciona el evento al que deseas asociar la causa o consecuencia del riesgo. Luego selecciona la opción de causas y consecuencias y dale clic al botón "Asociar", ahí encontrarás las causas y consecuencias que impactan el riesgo al que está vinculado el evento. Para asociar efectivamente, debes dar clic en el icono "+" de la causa o consecuencia de interés.

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Por último, dale clic al botón de “Guardar cambios” para que queden asociados y visualizalos en la sección de "Causas y consecuencias".

¿Cómo desasociar una causa y/o consecuencia?

Si consideras que ya no es necesario tener asociado una causa o consecuencia a un riesgo en particular puedes desasociarlo de dos formas.

1: Dirígete a la sección de riesgos, elige el riesgo de interés y dale clic a la opción "Causas y consecuencias", ahora dale clic al ícono de “X” que aparece en la parte final derecha del registro a eliminar. Con esta acción no estarás eliminando la causa o consecuencia en otros riesgos sino que solamente en el que has seleccionado.

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2: Dirígete a la sección de "Causas y consecuencias", elige la causa o consecuencia de interés y dale clic a la opción "riesgos", ahora dale clic al ícono de “X” que aparece en la parte final derecha del registro a eliminar. Con esta acción estarás eliminando la asociación entre la causa y el riesgo.

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¿Cómo editar una causa y/o consecuencia?

Entra a la sección de "causa y consecuencias", elige la causa o consecuencia que deseas editar y dale clic al boton de "ver más", aquí te aparecerá el formulario para que puedas editar cualquiera de los campos. 

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Recuerda que después de editar los campos necesarios debes dar clic en "Guardar cambios" para que la edición sea exitosa.

¿Cómo eliminar una causa y/o consecuencia?

Si ya no deseas tener el registro puedes eliminarlo dando clic a la causa o consecuencia y te aparecerá al costado derecho un ícono de bote de basura antes de darle clic recuerda que se eliminará de todos los riesgos a los que está asociados. Si estás seguro, dale al botón eliminar.

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¿Cómo realizar la actualización masiva?

La funcionalidad de actualización masiva está disponible dentro del módulo de “Causas y consecuencias”.

Desde el módulo  “Causas y consecuencias”, selecciona el botón de los tres puntos (...) y seleccionamos la opción “Importar."

Otra opción es hacer clic en  el ícono de engranaje, selecciona ORM o el sistema de tu interés y luego selecciona la opción “Importar”.

¿Cómo quieres empezar la importación?

Selecciona la opción “Una entidad”. Una vez seleccionada, haz clic en “Siguiente” para continuar con el proceso.

¿Cómo gestionar causas y consecuencias desde una entidad?

  • Dirígete a la sección "Una entidad".
  • Selecciona el módulo "Causas y consecuencias".
  • Haz clic en el menú desplegable ¿Qué deseas hacer con esta entidad?.
  • Elige la opción que mejor se ajuste a tu necesidad:
    1. Crear registros desde archivo
    2. Actualizar registros desde archivo


    ¿Cómo actualizar causas y consecuencias desde archivo?

    En este caso, selecciona la opción "Actualizar registros desde archivo". A continuación, sigue estos pasos:

  1. Asegúrate de contar con tu archivo de Excel correctamente estructurado y guardado en formato .csv, siguiendo las buenas prácticas para archivos de cargue masivo.

  2. Recuerda que no es necesario incluir todos los campos de la entidad. Solo debes cargar los campos que deseas actualizar.

  3. Sin embargo, hay un campo obligatorio que siempre debe estar presente para realizar la actualización correctamente:

    • referenceCode: Identificador único de la causa o consecuencia (este campo permite al sistema ubicar el registro que se va a actualizar).

  4. Una vez tengas listo tu archivo .csv, cárgalo en la plataforma.

Haz clic en "Siguiente" para continuar con el proceso de actualización.

En este paso tendrás que mapear los campos de tu archivo .csv con los que se encuentran en el formulario de Pirani.

Conoce cómo mapear los campos correctamente para su actualización:

  • El sistema hace un mapeo automático según la coincidencia de nombre de las columnas de tu archivo. Si deseas modificarlo, puedes desplegar las opciones disponibles en la columna "Campo del formulario."
  • Si tienes columnas que no quieres actualizar en el sistema, simplemente no selecciones la opción correspondiente por medio del check que encuentras al lado del nombre del campo. Hay algunos check que no puedes desmarcar, ya que son obligatorios.

Cuando termines de mapear los campos, da clic en "Cargar" para iniciar la actualización masiva de causas y consecuencias.

Selecciona “Cargar” y visualiza que se hayan cargado correctamente el archivo.

¡Listo! ya los datos a actualizar se irán reflejando en las causas y consecuencias.

 Si deseas ver el estado de tu carga, puedes desplegar el detalle en el historial de importación, el registro que acabas de cargar aparece de primero.

Nota:

- Este proceso puede llevar tiempo, por lo que su estado será "En ejecución", para actualizar y ver si el proceso ya finalizó da clic en el botón "Refrescar."

- Si el estado de carga dice "Fallo" puedes desplegar el detalle para ver cuantos registros fallaron en su actualización y consultar un archivo .csv descargable con los errores. Para consultar más información de este archivo dirígete a la sección de carga masiva en el Help Center.

¿Cómo quieres empezar la importación?

Selecciona la opción “Varias entidades relacionadas”. Una vez seleccionada, haz clic en “Siguiente” para continuar con el proceso.

¿Cómo gestionar "Causas y consecuencias" desde varias entidades relacionadas?

  1. Dirígete a la sección “Varias entidades relacionadas”.
  2. Selecciona la entidad "Riesgos"
    Esta será la entidad padre en la relación.
  3. Haz clic en el menú desplegable del padre (Riesgos) y elige la acción que deseas realizar:
    • Crear registros desde archivo.

    • Actualizar registros desde archivo.

    • Usar registros en el sistema.

  4. Selecciona la entidad "Causas y consecuencias"
  5. Haz clic en el menú desplegable y elige la acción que mejor se ajuste a tu necesidad:
    • Crear registros desde archivo.

    • Actualizar registros desde archivo.

Una vez tengas tu archivo debidamente estructurado siguiendo las buenas prácticas para un archivo de cargue. Sube el archivo de excel en csv.

Se debe tener en cuenta que para una actualización masiva no es necesario contar con todos los campos de la identidad, solamente puedes subir los campos que deseas actualizar. Los campos que sí son obligatorios son los siguientes:

Campos obligatorios del excel:

  • referenceCode: Identificador único de la causa y consecuencia
  • parentReferenceCode: Código que enlaza con el evento principal. Al ser una actualización este campo se vuelve opcional, solo es obligatorio cuando por ejemplo la causa y consecuencia se quiere cambiar a un módulo diferente.


    Si tu archivo no contiene errores se cargará correctamente para seguir con el siguiente paso. De lo contrario revisa las condiciones que debe tener tu archivo de cargue que encontrarás en el Help Center.

    Cuando tu archivo de actualización de causa y consecuencias  esté correcto y desees continuar sin asociar entidades adicionales, da clic en “Siguiente” para mapear los campos del archivo.

    En este paso tendrás que mapear los campos de tu archivo .csv con los que se encuentran en el formulario de Pirani.

    Conoce cómo mapear los campos correctamente para su actualización:

    1. El sistema hace un mapeo automático según la coincidencia de nombre de las columnas de tu archivo. Si deseas modificarlo, puedes desplegar las opciones disponibles en la columna "Campo del formulario."
    2. Si tienes columnas que no quieres actualizar en el sistema, simplemente no selecciones la opción correspondiente por medio del check que encuentras al lado del nombre del campo. Hay algunos check que no puedes desmarcar, ya que son obligatorios.

    Cuando termines de mapear los campos, da clic en "Cargar" para iniciar la actualización masiva de causas y consecuencias.


    ¡Listo! ya los datos a actualizar se irán reflejando en las diferentes causas y consecuencias de tu evento. Si deseas ver el estado de tu carga, puedes desplegar el detalle en el historial de importación, el registro que acabas de cargar aparece de primero.

    Nota:

    - Este proceso puede llevar tiempo, por lo que su estado será "En ejecución", para actualizar y ver si el proceso ya finalizó da clic en el botón "Refrescar."

    - Si el estado de carga dice "Fallo" puedes desplegar el detalle para ver cuantos registros fallaron en su actualización y consultar un archivo .csv descargable con los errores. Para consultar más información de este archivo dirígete a la sección de carga masiva en el Help Center.



    ¿Cómo visualizamos la información?

    Para poder visualizar si la información se actualizó seguimos los siguientes pasos: 

    1. Nos dirigimos al módulo de “Riesgos”
    2. Selecciona el evento que deseas visualizar.
    3. Dirígete en el menú de la izquierda a la sección "Causas y consecuencias"
    4. Selecciona la causa y consecuencia que quieres ver, la puedes ubicar por su código.
    5. Revisa que la “Causa y consecuencia” se actualizó correctamente.

    Si tienes dudas sobre este proceso o presentan errores en la carga, no dudes en contactarnos por medio de un Ticket o envíanos un mensaje.


    ¡Ahora puedes hacerlo! Empieza a gestionar tus causas y consecuencias.

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