Redirección directa a registros

Con el objetivo de facilitar la gestión de registros en la plataforma, hemos realizado una mejora importante en el proceso de notificación.

Anteriormente, cuando se aceptaba un registro, el correo enviado solo rediríga al usuario al módulo correspondiente, y este debía buscar el registro manualmente. 

Ahora, hemos simplificado este proceso: el correo notifica directamente al usuario con un enlace que lo lleva al registro específico que está siendo gestionado. Esta actualización mejora la eficiencia y permite que los usuarios accedan rápidamente a la información relevante, optimizando así su experiencia dentro de la aplicación.

• Mayor eficiencia en la gestión de registros: Al eliminar la necesidad de buscar manualmente los registros, los usuarios pueden acceder directamente a la información que necesitan. Esto ahorra tiempo y mejora la eficiencia operativa, permitiendo que el equipo se enfoque en tareas más productivas.

• Mejora en la experiencia del usuario: La nueva redirección directa mejora la interacción del usuario con el software de Pirani, haciendo el proceso más intuitivo y menos propenso a errores. Esto aumenta la satisfacción del usuario y reduce la carga de soporte.

• Optimización en la toma de decisiones: Al facilitar el acceso rápido a los registros específicos, los usuarios pueden tomar decisiones informadas más rápidamente. Esto es clave para mantener un flujo de trabajo ágil y efectivo dentro de la organización, especialmente cuando se manejan múltiples registros o tareas.

A continuación, te explicamos cómo puedes hacer una redirección a registros en Pirani:

¿Cómo hacer una redirección a registros en Normas dentro de Compliance?

Accede al sistema de gestión de Compliance y dale clic en el módulo de “Normas” y dirígete al botón “Crear norma”; te aparecerá un formulario en el que deberás llenar los siguientes campos obligatorios:

Nombre: Asígnale un nombre a la norma

Criticidad de la norma: Donde podrá ser bajo, medio o alto

Fecha de implementación: Determina cuándo se debe tener implementada la norma

Origen normativo: Si es interno o externo

Responsable de la  normativa: Asigna a la persona encargada de supervisar el cumplimiento de la norma

Nota: Recuerda que a la persona que sea responsable de la normativa es a quien le va a llegar la notificación

Una vez que hayas creado la norma y asignado un responsable, este recibirá un correo electrónico de notificación. En el correo, se incluirá un botón que permitirá al responsable acceder rápidamente a la norma asignada para su gestión.

El responsable de la normativa debe hacer clic en el botón "Gestionar norma" que aparece en el correo. Al hacer clic, será redirigido automáticamente al registro de la norma.

¿Cómo hacer una redirección a registros en numerales dentro de Compliance?

Dentro del módulo de normas en Compliance, tienes la posibilidad de realizar redirecciones a numerales. Para ello, primero debes dirigirte a la sección de numerales y hacer clic en el botón "Agregar numeral". Al hacerlo, se abrirá una ventana emergente en la que podrás introducir toda la información necesaria para definir el numeral de manera adecuada.

Una vez que se haya abierto la ventana emergente, deberás completar varios campos obligatorios para que el numeral quede registrado correctamente. Aquí te explicamos con detalle qué información necesitarás ingresar.

Nombre: Cómo se llama el numeral

Líder del numeral: Selecciona al responsable de ejecutar el numeral

Descripción: Complementa la información del numeral

Seguidamente dale clic al botón verde " ✓ ".

Una vez que hayas registrado un numeral y asignado un responsable, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico a la persona seleccionada como líder del numeral. En este correo, se incluirá la información sobre el numeral.

Posteriormente, al recibir la notificación por correo, el responsable podrá hacer clic en el botón "Gestionar numeral'. Al hacerlo, será redirigido automáticamente al registro correspondiente en el sistema de gestión de compliance.

¿Cómo hacer una redirección a registros en Eventos dentro de Compliance y ORM?

Accede al sistema de gestión Compliance y selecciona el módulo de “Eventos”. A continuación, haz clic en el botón “Reportar evento”, lo que abrirá un formulario en el que deberás completar varios campos obligatorios. Es fundamental que llenes estos campos con la mayor precisión posible para garantizar que la información del evento se registre correctamente.

En el formulario, deberás proporcionar la siguiente información:

Nombre: Cómo se llama el evento

Descripción: Complementa la información del numeral

¿Dónde ocurrió el evento?: Ingresa la ubicación del evento

Inicio del evento: Momento en el que se materializó el evento

Descubrimiento del evento: Momento en el que se percató del evento

Cuando hayas completado todos los campos obligatorios, haz clic en el botón "Crear" para registrar el evento. Al hacerlo, el evento se guardará en el sistema y estará disponible para su gestión de manera inmediata

Después de crear el evento, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico a los responsables o personas designadas para su gestión. El mensaje incluirá todos los detalles del evento y un botón llamado "Gestionar evento". Al hacer clic en este botón, podrás acceder directamente al registro correspondiente dentro del módulo.

¿Cómo hacer una redirección a registros en Planes acción dentro de Compliance, ORM, ISMS Y AML?

Ingresa al sistema de gestión de compliance y selecciona el módulo 'Planes de Acción'. Luego, localiza el botón 'Crear plan de acción' en la parte derecha de la pantalla. Al hacer clic en este botón, se abrirá el tablero donde podrás registrar tu plan. En la parte superior izquierda del tablero encontrarás la sección 'Información general', que contiene cinco campos obligatorios que deberás completar.

Nombre: Asígnale un nombre al plan de acción para identificarlo rápidamente.

Descripción: Escribe todos los detalles que se pretenden lograr con este plan de acción.

Fecha de inicio / Fecha de finalización: define cuánto tiempo consideras que tomará implementar este plan.

Responsable del plan de acción: selecciona a la persona que estará encargada de ejecutar las acciones.

Nudges: Influenciadores conductuales

Seguidamente dale clic al botón “crear”.

Luego, recibirás un correo electrónico con la notificación del plan de acción que te ha sido asignado.

Debes hacer clic en el botón "Ir a Pirani", el cual te redirigirá al plan de acción que has sido asignado.

¿Cómo hacer una redirección a registros en indicadores dentro de Compliance, ORM e ISMS?

Entra al sistema de gestión de compliance para crear un objetivo, dirígete al lado izquierdo de la herramienta, selecciona el módulo de Indicadores y dale clic al botón de “Crear objetivo”; acá deberás de llenar los siguientes datos:

Nombre del objetivo: cómo se llamará.

Descripción: Detalla en qué consiste.

Responsable del objetivo: quién será el encargado de supervisar su cumplimiento.

Ciclo: el rango de tiempo anual donde se presenta la gestión del objetivo, esto nos ayuda a compararlo con un mes en específico de un año anterior.

Por último, dale clic al botón de “Crear” y el objetivo quedará creado

Una vez hagas clic en el botón "Crear", recibirás un correo electrónico notificándote el indicador que se te ha asignado.

Debes hacer clic en el botón "Gestionar objetivo", lo cual te redirigirá al indicador que se te ha asignado.

¿Cómo hacer una redirección a registros en Evaluaciones dentro de Compliance, ORM, ISMS y AML?

Accede al sistema de gestión y, en el panel izquierdo de la herramienta, selecciona el módulo de "Evaluaciones". Luego, haz clic en el botón "Crear plan de evaluación".

Nombre del plan: Cómo se llamará tu plan.

Descripción: Detalla en qué consiste.

Fecha: Determina el tiempo en que los responsables realizarán la evaluación.

Responsable del plan: Designa a la persona encargada de supervisar el proceso y aprobar la evaluación (esta persona no es el evaluador).

Tipo de evaluación: Elige si es por riesgos o controles.

Por último, dale clic al botón de “Crear” 

Recibirás un correo electrónico notificándote la evaluación que se te ha asignado.

Haz clic en el botón 'Gestionar plan de evaluación', lo que te llevará directamente a la evaluación que se te ha asignado.

¿Cómo hacer una redirección a registros en Programas de Auditoria en Auditoria?

Accede al sistema de gestión de auditorías e ingresa al módulo "Programa de auditoría". Luego, haz clic en el botón "Crear programa de auditoría", ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla. Ahí encontrarás un tablero donde deberás ingresar la siguiente información obligatoria:

• Nombre: Asigna un nombre que contextualice el programa de auditoría, pudiendo estar relacionado con la normativa que se auditará o el período en el que se llevará a cabo la auditoría.

• Objetivo: Redacta un objetivo claro que defina el propósito de la auditoría, ya que servirá como base para la planificación y evaluación del proceso.

• Alcance: Especifica de manera precisa el alcance de la auditoría, incluyendo los procesos que se auditarán, el nivel de detalle y cualquier otro aspecto relevante.

• Normas a evaluar: Elige la normativa que se evaluará en la auditoría.
• Fecha de inicio y fecha final:

Indica el tiempo en el que se llevarán a cabo todos los procesos de planeación, ejecución, reporte y cierre de la auditoría.

• Tipo de auditoría:

Elige el tipo de auditoría que se realizará entre las siguientes: 

Primera parte: Auditorías que se realizan internamente en la organización.
Segunda parte: Auditoría para hacerle a un proveedor, cliente o contraparte.
Tercera parte: Auditorías con entes certificadores o entidades reguladoras.

• Auditor líder: Selecciona al auditor líder para dirigir el proceso de auditoría.

Finalmente, haz clic en el botón "Crear".

Posteriormente, dirígete a los procesos vinculados al programa de auditoría. Para ello, accede a la sección de asociaciones, selecciona la opción "Procesos" y haz clic en el botón "Asociar". Allí encontrarás los procesos previamente creados; selecciona el proceso de interés haciendo clic en el icono "+". Finalmente, haz clic en el botón "Guardar cambios" para completar la asociación.

Recibirás un correo electrónico notificándote la auditoría a la que has sido asignado.

Debes hacer clic en el botón "Programa de auditoría", lo que te redirigirá a la auditoría en la que has sido seleccionado.

¿Cómo hacer una redirección a registros en Planes de Remediación en Auditoría?

Ingresa a la sección "Plan de Remediación" y haz clic en el botón "Crear plan de remediación". Esto te llevará a un tablero donde deberás ingresar la siguiente información, tanto obligatoria como opcional, que te ayudará a completar el plan:

• Nombre: Asigna un nombre que te permita identificar fácilmente el plan en el futuro.

• Descripción: Escribe una descripción clara que guíe el proceso de remediación.

• Fecha de inicio y fecha de fin: Establece el periodo de tiempo para la ejecución del plan, considerando la fecha de remediación final proporcionada por el auditor.

• Responsable: Designa a la persona encargada de llevar a cabo el plan de remediación.

Finalmente, dale clic en el botón de "crear".

Una vez hagas clic en "Crear", recibirás un correo electrónico notificándote el plan de remediación al que has sido asignado.

Haz clic en el botón de "Ir a Pirani", y serás redirigido automáticamente al plan de remediación que se te ha asignado.

Saca el máximo provecho de la nueva actualización de redirección a registros en los sistemas de gestión de Pirani.