¿Cómo funcionan los campos jerárquicos?

Campos Jerárquicos es un componente diseñado para organizar la información de los registros de forma estructurada y jerárquica. Su principal objetivo es facilitar la entrada de datos y reducir errores por parte de los usuarios.

Esta funcionalidad permite construir relaciones jerárquicas entre campos de tipo lista, lo que ayuda a guiar al usuario en el ingreso de información mediante datos relacionados y condiciones predefinidas.

Está disponible en todos los sistema de gestión de Pirani

¿Cómo crear una estructura jerárquica?

Ahora, en cualquiera de nuestros cuatro sistemas de gestión, encontrarás en la barra superior de Pirani el ícono de engranaje llamado “Parametrizar”. Al hacer clic, se desplegarán dos secciones: “Transversal” y la correspondiente al sistema de gestión en el que te encuentres (ORM, ISMS, AML o Compliance).

Dirígete a la sección del Sistema de Gestión y selecciona la opción “Campos”. Desde allí, puedes configurar estructuras jerárquicas según tus necesidades.

Por ejemplo, podrías crear una jerarquía para el campo “Ubicación” con tres niveles:

1. País (Ej. Colombia)

2. Ciudad (Ej. Medellín)

3. Sucursal (Ej. La Estrella, El Poblado, Universidades)

Esto permite que, al seleccionar un país, se muestren únicamente las ciudades correspondientes, y al seleccionar una ciudad, se desplieguen las sucursales disponibles en esa ubicación.

Dirígete a la sección del Sistema de Gestión y escoge la opción de “Campos”

A continuación, se mostrará una ventana con la pregunta: “¿Vas a realizar cambios en los campos?”. Haz clic en el botón "Ingresar" para continuar.

¿Cómo agregar un campo jerárquico?

Primero, selecciona el módulo en el que deseas agregar el campo. Puede ser Procesos, Riesgos, Controles, Eventos o Planes de acción.
Una vez dentro, dirígete a la sección de Información general del módulo.

En la parte inferior derecha, encontrarás el botón "Agregar" junto a tres puntos horizontales. Haz clic en los tres puntos y luego selecciona "Nueva estructura jerárquica".

Al hacer clic en "Nueva estructura jerárquica", se desplegarán las opciones para personalizar el nuevo campo.

1. Estructura jerárquica:
   Asigna un nombre a la estructura. Este nombre no será visible en el formulario, ya que sirve únicamente como guía interna para el usuario.
2. Nuevo campo 1:
   Ingresa el nombre del campo que deseas crear.
3. Tipo de estructura (lista):
   Elige el tipo de menú que mejor se ajuste a tu necesidad:
   • Menú de selección única: Muestra opciones individuales en el formulario.
   • Menú de selección única compuesta: Muestra opciones individuales con un código único
   • Menú de selección múltiple: Se pueden seleccionar varias opciones simultáneamente
   • Menú de selección múltiple compuesta: Se pueden seleccionar varias opciones simultáneamente con un código único

Opciones:
A cada sección de opciones debes asignarle un nombre. Puedes crear hasta 20,000 opciones en total.

📌 Importante:
Si deseas que el campo sea obligatorio, haz clic en el ícono ubicado en la parte superior izquierda.

Ahora, si deseas agregar más opciones a los campos jerárquicos, haz clic en el botón "Campo nuevo" o "Campo existente".
Ten en cuenta que esta funcionalidad requiere el acompañamiento del equipo de soporte.

Para finalizar la creación de los campos jerárquicos, haz clic en el botón "Publicar", ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

¿Y si quiero cargar varios registros en la estructura jerárquica?

La carga masiva tiene opciones en campos jerárquicos dentro del sistema de parametrización permite ahorrar tiempo y reducir errores al evitar el ingreso manual de datos. Esta funcionalidad es especialmente útil cuando se manejan estructuras complejas como listas de tipos de riesgos o categorías que dependen unas de otras.

A través del uso de plantillas en Excel, los usuarios pueden estructurar y cargar fácilmente la información, asegurándose de mantener la jerarquía correcta entre campos padre e hijo

Haz clic en el ícono de fecha que ves apuntando hacia arriba

Posteriormente haz clic en “Subir archivo” y darle clic en el botón de siguiente

Una vez hagas clic en 'Siguiente', aparecerá una ventana preguntándote si estás seguro de continuar con la carga masiva. Haz clic en el botón 'Sí, cargar' para continuar.

El sistema tomará entre 2 y 5 minutos en procesar y cargar la información.

Una vez que el sistema haya cargado toda la información, debes hacer clic en el botón 'Importación'

Por último, finaliza el proceso haciendo clic en el botón "Publicar"

Carga masiva para un segundo nivel

Esta opción permite asociar fácilmente campos dependientes (hijo) con sus respectivos campos principales (padre), utilizando plantillas prediseñadas en Excel. Estas plantillas agilizan el proceso y aseguran que la vinculación de la información sea correcta.

Para empezar, dirígete a campo dependiente (hijo) y haz clic en el ícono de flecha hacia arriba. Al seleccionarlo, podrás cargar la plantilla correspondiente.

Recuerda que si quieres cargar opciones enlazadas al campo anterior , debes hacer el mapeo de la asociación con una  columna adicional llamada “Referencia al campo anterior”. Ejemplo:

Esto te permitirá relacionar las opciones con el campo anterior de manera masiva

Una vez cargada la plantilla, dale clic en el botón de "siguiente".

y, finalmente. dale clic en el botón de "si, cargar"