Ahora en Pirani podrás importar fácilmente eventos de forma masiva y asociarlos con las entidades que se relacionan.
La Importación masiva de eventos está disponible para los siguientes sistemas de gestión: ORM, ISMS y Compliance. Además podrás cargar cientos de registros por medio del formato csv (UTF-8).
→ Recuerda que esta funcionalidad estará disponible en el plan Starter.
¿Cómo importar eventos de forma masiva?
Para importar masivamente eventos debes ir a la barra superior y dar clic en la figura de engranaje, seguidamente ir al lado izquierdo de la sección y dar clic en “ORM”. Finalmente al lado derecho encontrará la opción “Importación”.
La funcionalidad de actualización masiva también está disponible dentro del módulo de “Eventos”
Desde el módulo “Eventos”, selecciona el botón de los tres puntos (...) y seleccionamos la opción “Importar".
¿Cómo empezar la importación masiva desde una entidad?
Selecciona la opción “Una entidad”. Una vez seleccionada, haz clic en “Siguiente” para continuar con el proceso.
¿Cómo gestionar procesos desde una entidad?
- Dirígete a la sección "Una entidad".
- Selecciona el módulo "Eventos".
- Haz clic en el menú desplegable ¿Qué deseas hacer con esta entidad?.
- Elige la opción que mejor se ajuste a tu necesidad:
- Crear registros desde archivo.
-
- Actualizar registros desde archivo.
¿Cómo actualizar eventos desde archivo?
En este caso, selecciona la opción "Actualizar registros desde archivo". A continuación, sigue estos pasos:
- Asegúrate de contar con tu archivo de Excel correctamente estructurado y guardado en formato .csv, siguiendo las buenas prácticas para archivos de cargue masivo.
- Recuerda que no es necesario incluir todos los campos de la entidad. Solo debes cargar los campos que deseas actualizar.
- Sin embargo, hay un campo obligatorio que siempre debe estar presente para realizar la actualización correctamente:
Una vez tengas listo tu archivo .csv, cárgalo en la plataforma.
Haz clic en "Siguiente" para continuar con el proceso de actualización.
En este paso tendrás que mapear los campos de tu archivo .csv con los que se encuentran en el formulario de Pirani.
Conoce cómo mapear los campos correctamente para su actualización:
- El sistema hace un mapeo automático según la coincidencia de nombre de las columnas de tu archivo. Si deseas modificarlo, puedes desplegar las opciones disponibles en la columna "Campo del formulario."
- Si tienes columnas que no quieres actualizar en el sistema, simplemente no selecciones la opción correspondiente por medio del check que encuentras al lado del nombre del campo. Hay algunos check que no puedes desmarcar, ya que son obligatorios.
Cuando termines de mapear los campos, da clic en "Cargar" para iniciar la actualización masiva de eventos.
Selecciona “Cargar” y visualiza que se hayan cargado correctamente el archivo.
¡Listo! ya los datos a actualizar se irán reflejando en los eventos.
Si deseas ver el estado de tu carga, puedes desplegar el detalle en el historial de importación, el registro que acabas de cargar aparece de primero.
Nota:
- Este proceso puede llevar tiempo, por lo que su estado será "En ejecución", para actualizar y ver si el proceso ya finalizó da clic en el botón "Refrescar."
- Si el estado de carga dice "Fallo" puedes desplegar el detalle para ver cuantos registros fallaron en su actualización y consultar un archivo .csv descargable con los errores. Para consultar más información de este archivo dirígete a la sección de carga masiva en el Help Center.
¿Cómo empezar la importación desde varias entidades relacionadas?
Selecciona la opción “Varias entidades relacionadas”. Una vez seleccionada, haz clic en “Siguiente” para continuar con el proceso.
¿Cómo gestionar eventos desde varias entidades relacionadas?
Dirígete a la sección "Varias entidades relacionadas".
Selecciona la entidad de "Riesgos” en este caso definimos que iba a ser el padre.
Haz clic en el menú desplegable del padre. ¿Qué deseas hacer con esta entidad?.
Elige la opción que mejor se ajuste a tu necesidad:
- Crear registros desde archivo.
- Actualizar registros desde archivo.
- Usar registros en el sistema.
Adicional selecciona la entidad de “Eventos”
Haz clic en el menú desplegable del padre ¿Qué deseas hacer con esta entidad?.
Elige la opción que mejor se ajuste a tu necesidad:
- Crear registros desde archivo.
- Actualizar registros desde archivo.
Una vez tengas tu archivo debidamente estructurado siguiendo las buenas prácticas para un archivo de cargue. Subimos el archivo de excel en csv.
Se debe tener en cuenta que para una actualización masiva no es necesario contar con todos los campos de la identidad, solamente puedes subir los campos que deseas actualizar. Los campos que sí son obligatorios son los siguientes:
Campos obligatorios del excel:
- referenceCode: Identificador único del evento.
- parentReferenceCode: Código que enlaza con el evento principal. Al ser una actualización este campo se vuelve opcional, solo es obligatorio cuando se quiere cambiar a un módulo diferente.
Si tu archivo no contiene errores se cargará correctamente para seguir con el siguiente paso. De lo contrario revisa las condiciones que debe tener tu archivo de cargue que encontrarás en el Help Center.
Cuando tu archivo de actualización de eventos esté correcto y desees continuar sin asociar entidades adicionales, da clic en “Siguiente” para mapear los campos del archivo.
En este paso tendrás que mapear los campos de tu archivo .csv con los que se encuentran en el formulario de Pirani.
Conoce cómo mapear los campos correctamente para su actualización:
- El sistema hace un mapeo automático según la coincidencia de nombre de las columnas de tu archivo. Si deseas modificarlo, puedes desplegar las opciones disponibles en la columna "Campo del formulario."
- Si tienes columnas que no quieres actualizar en el sistema, simplemente no selecciones la opción correspondiente por medio del check que encuentras al lado del nombre del campo. Hay algunos check que no puedes desmarcar, ya que son obligatorios.
Cuando termines de mapear los campos, da clic en "Cargar" para iniciar la actualización masiva de “Eventos”.
¡Listo! ya los datos a actualizar se irán reflejando en los diferentes procesos de tu evento. Si deseas ver el estado de tu carga, puedes desplegar el detalle en el historial de importación, el registro que acabas de cargar aparece de primero.
Nota:
- Este proceso puede llevar tiempo, por lo que su estado será "En ejecución", para actualizar y ver si el proceso ya finalizó da clic en el botón "Refrescar."
- Si el estado de carga dice "Fallo" puedes desplegar el detalle para ver cuantos registros fallaron en su actualización y consultar un archivo .csv descargable con los errores. Para consultar más información de este archivo dirígete a la sección de carga masiva en el Help Center.
¿Cómo visualizamos la información?
Para poder visualizar si la información se actualizó correctamente, sigue estos pasos:
- Dirígete al módulo de “Eventos ”
- Selecciona el evento que deseas visualizar.
- En el menú de la izquierda, accede a la sección "Riesgos"
- Selecciona el evento asociado que quieras revisar, puedes ubicarlo por su código.
- Verifica que el “Riesgo asociado” se haya actualizado correctamente.
Si tienes dudas sobre este proceso o presentan errores durante la carga, no dudes en contactarnos a través de un ticket o envíanos un mensaje.
¡Ahora puedes hacerlo! Empieza a gestionar tus eventos.
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