¿Cómo funciona el módulo de evaluaciones?

Las evaluaciones te permiten monitorear, dar seguimiento y continuidad a la gestión de riesgos, ya que por medio del juicio de expertos podrás hacer una reflexión y retrospectiva periódicamente sobre el proceso de gestión de riesgos.

El módulo de evaluaciones está disponible para todos los sistemas de gestión, sin embargo, no es transversal entre los sistemas, debido a eso es necesario crear un plan de evaluación para cada uno de ellos.

→ Recuerda que esta funcionalidad estará disponible en el plan Enterprise.

¿Cómo crear mi evaluación?

Para crear un plan de evaluación dirígete al lado izquierdo de la herramienta, selecciona el módulo de “Evaluaciones” y dale clic al botón de “Crear mi primer plan de evaluación”.

Al ingresar, encontraras tres secciones al lado izquierdo del recuadro: 

¿Cómo registrar la información general?

Ingresa todos los datos requeridos acorde con la evaluación que se llevará a cabo.

Nombre del plan: Cómo se llamará tu plan.

Descripción: Detalla en qué consiste.

Fecha: Determina el tiempo en que los responsables realizarán la evaluación.

Responsable del plan: Designa a la persona encargada de supervisar el proceso y aprobar la evaluación (Ojo: esta persona no es el evaluador).

Tipo de evaluación: Elige si es por riesgos o controles.

⚠️ Es importante que elijas adecuadamente el tipo de evaluación entre riesgos y controles, ya que no podrás actualizarlo después de crear el plan de evaluación.

¿Cómo crear las entidades a evaluar?

Después de crear la información general definiremos el alcance de la evaluación. Ahora dirígete al lado izquierdo del cuadro y selecciona la sección “entidades a evaluar”, podrás visualizar todos los riesgos disponibles para el sistema de gestión en el que estás trabajando.

El plan de evaluación puede ser planteado de dos formas: 

1. Utiliza el buscador para elegir una muestra aleatoria de los riesgos del sistema de gestión sin tener en cuenta su proceso
2. Filtra los riesgos por procesos y de esta manera crear el plan de evaluación enfocado en cada proceso específico. Para esta última forma debes darle clic en “filtrar por” y ahí acotar por procesos los riesgos del plan de evaluación.
   

Elige las evaluaciones al darle clic en el signo + que se encuentra en la parte de derecha del nombre de cada riesgo y seguidamente asigna un evaluador para cada riesgo. Puedes asignar los evaluadores de forma masiva o individual:

 

Forma masiva: En la sección “riesgos a evaluar” dale clic en el recuadro de la parte izquierda de cada evaluación a la que quieres asignarle el mismo evaluador, después de seleccionados dale clic en la opción “asignación masiva” y asigna la persona adecuada.

 

Forma individual: Identifica el riesgo a evaluar, dirígete a la parte derecha del riesgo y dale clic a la flecha hacia abajo que aparece dentro del recuadro “asignar a”, ahí se desplegará la lista de personas y podrás asignar el evaluador adecuadamente 

⚡ Las personas asignadas como evaluadores serán notificados vía correo para realizar la evaluación.

¿Cómo elegir responsables adicionales?

Dale clic en la parte izquierda en la sección de “responsables”, seguidamente dale clic en la flecha hacia abajo del recuadro “seleccionar grupo de responsables” y elige el grupo de las personas que quieres asignar en este rol. 

⚡  Esta sección es útil para agregar auditores o personas interesadas en la evaluación.

Finalmente dale clic al botón “Crear” y listo tu plan de evaluación está creado.

⚠️ El plan de evaluación podrá tener tres diferentes estados: pendiente, en proceso o finalizado. 

¿Qué hacer si el estado del plan de evaluación está en “pendiente”?

Si el plan de evaluación tiene un estado “pendiente” es porque falta asignar los evaluadores en los riesgos seleccionados, para lograr que el plan pase a un estado “en proceso” dale clic sobre el plan de evaluación creado seguidamente aparecerá un cuadro al lado derecho donde podrás ver dos secciones, dale clic a la sección “mis evaluaciones”. Finalmente identifica cual es el riesgo que falta por asignación, dale clic en la flecha hacia abajo que aparece en el lado derecho del riesgo identificado y asigna el evaluador.

⚡Ahora el plan de evaluación se encuentra en proceso esperando por los evaluadores asignados.

¿Cómo crear la evaluación asignada ?

Como evaluador recibirás una notificación por correo que te invita a realizar la evaluación en Pirani. Al ingresar al software dirígete al lado izquierdo de la herramienta, selecciona el módulo de evaluaciones y dale clic al plan de evaluaciones que aparece. Seguidamente se desplegará una nueva sección al lado derecho, en ella encontrarás dos opciones, dale clic a la opción “mis evaluaciones”, ahí podrás ver sólo las evaluaciones que te han sido asignadas dentro del plan.

 

⚠️ La evaluaciones individuales tienen diferentes estados: Sin asignar, en evaluación, en revisión, devuelta y finalizado (Aprobado/rechazado).

La evaluación tiene tres secciones:

En detalle: Lee la Información y contexto del riesgo, el cual te ayudará a reevaluar y calificar los riesgos.

 

En evaluación: Realiza la evaluación del riesgo haciendo clic en la sección “evaluación”, ahí encontrarás el impacto y la frecuencia del riesgo.

• Para calificar el impacto del riesgo, dirígete hacia la derecha y  dale clic a la flecha hacia abajo que hay en la casilla “clasificación por impacto de riesgo”, seguidamente dale clic a la fecha hacia abajo en la casilla “selecciona nueva”   ahí se desplegará unas opciones según el método de evaluación, elige la calificación adecuadamente y justifica tu elección.

⚠️ Recuerda realizar una justificación para cada calificación asignada.

• Para calificar la frecuencia del riesgo dirígete hacia la derecha y  dale clic a la flecha hacia abajo que hay en la casilla “clasificación por frecuencia de riesgo” ahí se desplegará unas opciones según el método de evaluación, elige la calificación adecuadamente y justifica tu elección.

Después de realizar la calificación y justificación correspondiente a cada criterio dale clic al botón “enviar a revisión”.

 

En historial: Monitorea las acciones realizadas en la evaluación desde su creación. 

¿Cómo revisar la evaluación asignada ?

⚡ Si eres el responsable de revisar la evaluación recibirás una notificación por correo cuando el riesgo haya sido evaluado. 

Para revisar la evaluación, dirígete al lado izquierdo de la herramienta, selecciona el módulo de evaluaciones y dale clic al plan de evaluaciones que aparece. Seguidamente se desplegará una nueva sección al lado derecho en ella encontrarás dos opciones, dale clic a la opción “mis evaluaciones”. Selecciona el riesgo que aparezca en estado de revisión, ahí se abrirá el cuadro de la evaluación dale clic a la opción de “evaluación” , revisa los criterios y justificación de la evaluación detenidamente, luego selecciona la opción que le dará el estado final a la evaluación. 

 

⚠️ Recuerda realizar una justificación para tu calificación final y seguidamente enviar la respuesta.

 

⚡ Recuerda el estado aprobado o rechazado son estados finalizados, debido a eso el riesgo evaluado ya no se podrá editar o cambiar.