La funcionalidad de flujos parametrizables te permite diseñar procesos personalizados dentro del sistema de gestión, adaptados a tus necesidades específicas.
Es una herramienta clave para asegurar trazabilidad, control, y gobernabilidad en el tratamiento de eventos, especialmente en contextos como la Gestión de Riesgos Operacionales.
Con esta herramienta podrás:
- Asignar estados dinámicos.
- Delegar responsabilidades específicas por cada estado.
- Definir acciones según el usuario o por grupo de usuarios autorizados.
¿Cómo crear un flujo de parametrización?
Ingresa a la barra lateral en dónde encontrarás nueve puntos que forman un cuadro; haz clic en el "Sistema de gestión” con el que deseas trabajar. Por otro lado, en la parte superior de tu pantalla, verás un icono de engranaje ⚙️ donde debes hacer clic.
Vas a ingresar al dashboard del “Sistema de gestión” que desees trabajar. Para este caso práctico, trabajaremos con "Gestión de Riesgos Operacionales". Encontrarás dos botones: "Transversal" y "ORM". Haz clic en "ORM". Y selecciona el módulo de “Flujos parametrizables”.
Ingresa a “Flujo de eventos”.
Encontrarás dos estados predefinidos: "En progreso" y "Finalizado".
Para comenzar a agregar nuevos estados a nuestro flujo, debemos dirigirnos al icono de "+" y hacer clic en él. Se abrirá una lista donde podemos seleccionar el tipo de estado en la que debemos diligenciar el nombre del estado, agregar una breve descripción (opcional) y, por último, delegar un responsable.
No olvidemos que la herramienta nos habilita tres opciones de estado de responsable: "Por usuario", "Por grupo" o "Por campo". Por otro lado, para diferenciar los flujos, la herramienta te dará la opción de asignar un color diferente a cada uno. Selecciona el gotero que encontrarás en la parte superior derecha.
Para continuar creando nuestro flujo de trabajo, solo debes hacer clic en el símbolo "+". No olvides asignar siempre un responsable y añadir una breve descripción si lo deseas. Además, el software de Pirani nos permite crear los flujos de trabajo que queramos.
Ahora bien, supongamos que debemos realizar un ajuste en nuestro flujo inicial y necesitamos que un estado regrese a un estado anterior. Solo debemos hacer clic en el ícono de “+” y luego en “transición”. Posteriormente, en la sección que dice “ir a”, buscaremos y seleccionaremos el punto al que queremos regresar para continuar trabajando en el flujo.
Para continuar trabajando en la construcción de nuestro flujo, un paso crucial es la asignación de permisos a cada usuario. Debes dirigirte al transición inicial de cada estado . Pasa el cursor sobre la transición sobre la que vas asignar los permisos, y aparecerá un ícono de un rayo azul. Haz clic en él para abrir la ventana de permisos. Si deseas asignar permisos a un solo usuario, haz clic en "por usuario".
Al seleccionar un usuario, puedes asignar permisos para "ver, crear, editar o eliminar" información sobre el evento. Para habilitar estos permisos, haz clic en el botón de “Asignar permisos” y agrega los necesarios.
Permisos asignados
Estos permisos lo que hacen es dar acceso para que la persona responsable pueda modificar la información dentro del formulario.
Información general
Si tienes los permisos habilitados de editar podrás ajustar la información dentro del formulario, en el caso que tengas inhabilitado no podrás editar la información.
Asociaciones
Podrás editar las asociaciones del formulario si tienes habilitada la opción de editar.
Pérdidas y recuperaciones
Podrás crear, editar o eliminar pérdidas y recuperaciones de acuerdo a los permisos que tengas asignado.
Una vez terminado todo el proceso de construcción de tu flujo, ve a la parte superior derecha y haz clic en el botón que dice "guardar borrador" para guardar los cambios sin verlos aún en aplicados en el módulo de eventos y "publicar", si deseas ver tu flujo ya aplicado en el módulo de eventos.
Ingresa al módulo de “Eventos” para que visualices los ajustes de tu flujo parametrizable.
¡Ahora puedes hacerlo! Empieza a gestionar tus flujos parametrizables de eventos
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