¿Cómo funcionan los campos personalizados?

Con la parametrización de campos puedes personalizar la información de los cinco módulos de gestión de riesgos, editando y añadiendo campos personalizados a los que ya existen, así podrás adaptarlos a los requerimientos de tu organización.

¿Cómo acceder a campos personalizados?

Ahora, en cualquiera de nuestros cuatro sistemas de gestión encontrarás en la barra superior de Pirani el ícono de engranaje de "Parametrizar", al darle clic te saldrá dos secciones: Transversal y ORM, ISMS, AML o Compliance (según el sistema de gestión en el que estés). 

Dirígete a la sección del Sistema de Gestión y escoge la opción de “Campos”. 

¿Cómo agregar un campo personalizado?

Primero deberás escoger el módulo en el que deseas agregar el campo, este puede ser Procesos, Riesgos, Controles, Eventos o Planes de acción. Posteriormente, te saldrá la sección de información general del módulo y al costado inferior derecho tendrás dos opciones: “Agregar” y “Nueva división”.

Al darle clic en “Agregar” aparecerá  opciones para personalizar el nuevo campo:

Tipos de Campos

Texto corto: en este campo los usuarios podrán escribir hasta 150 caracteres.

Texto largo: esta opción permite escribir hasta 1,500 caracteres.

Menú de selección única: en este campo se podrá seleccionar una de las opciones.

Menú de selección múltiple: en este campo permitirá seleccionar más de una opción.

Menú de selección única: En este campo sólo podrá seleccionar una opción, pero tienes dos espacios para escribir por cada opción, uno para el ID de la opción y otro para la descripción. 

Menú de selección múltiple: En este campo podrá seleccionar más de una opción, además tienes dos espacios para escribir por cada opción, uno para el ID de la opción y otro para la descripción.

Fecha: Podrás seleccionar en el calendario o escribir la fecha para tener mejor visualización y hacer cálculos, evitar errores y estandarizar la forma de escribir la fecha.

Numérico: Podrás escribir hasta 15 dígitos y utilizar “.” para separar miles y “,” para separar decimales.

Importante: en todas ellas podrás determinar si el campo será obligatorio dándole clic en el ícono del lado superior izquierdo.

Carga masiva: Para los campos de selección única y múltiple podrás agregar masivamente   las opciones para elegir. Esta función sólo mostrará 6 opciones en el tablero principal, pero puedes dar clic en agregar más para ver y editar todas las opciones cargadas.

Además podrás escribir las opciones a elegir en el campo de Tipo y Categoría, sin embargo este sigue siendo obligatorio al igual que su tipo de campo.

¿Qué hacer si el campo ocupa mucho espacio en tu formulario?

Al lado superior derecho tendrás dos opciones para modificar el tamaño del campo que estás creando: 

Campo corto: se dividirá el espacio, para tener la posibilidad de crear un campo nuevo a su costado.

Campo largo: se mantendrá el espacio original.

¿Cómo visualizar y guardar el campo que se está creando?

Antes de publicar el campo que has creado y que aparezca en el formulario del módulo, podrás visualizarlo y guardar el avance que tengas. Al darle clic en el icono de ojo “Vista previa” verás como esta quedando el campo y dale “Guardar” para no perder el avance.

¿Cómo publicar el campo?

Cuando tengas el o los campos que deseas añadir puedes darle clic a “Publicar”. Ten en cuenta que una vez hayas publicado tus nuevos campos, no podrás volver a los ajustes anteriores de tus formularios. Esto significa que si en el futuro deseas que tus formularios regresen a las condiciones que vienen por defecto en Pirani, debes eliminar uno por uno los campos nuevos que creaste antes. 

¿Cómo eliminar el campo creado? 

Para eliminar el campo deberás darle clic al bote de basura. Cuando elimines un campo se eliminará también toda la información asociada a ese campo en tus registros de riesgos, procesos, controles, eventos y planes de acción.

¿Cómo mostrar los campos en el formulario de eventos externos?

Ahora además de agregar campos personalizados para los eventos, podrás elegir cuáles campos se mostrarán en el formulario de eventos externos.

Para realizarlo debes ir a la sección de eventos dentro del módulo de campos dinámicos, ahí encontrarás en la parte derecha el botón “agregar” debes darle clic y se desplegará un recuadro donde podrás crear el campo. 

⚡ Además dentro del cuadro de creación del campo dinámico encontrarás una opción que te permitirá mostrar el campo en el formulario de eventos externos.