¿Cómo configurar reglas en Pirani?

Optimiza la gestión de riesgos y tareas con el Motor de Reglas de Pirani. Esta funcionalidad te permite crear notificaciones personalizadas y notificaciones recurrentes, adaptadas a las necesidades de tu organización.

¿Cómo funcionan las notificaciones personalizadas?

Las notificaciones personalizadas en Pirani te permiten automatizar alertas basadas en condiciones específicas que tú defines. A través del Motor de Reglas, puedes configurar qué eventos del sistema deben activar una notificación, a quién debe enviarse y con qué contenido. Esta funcionalidad mejora la trazabilidad, reduce el riesgo de omisión de tareas clave y facilita la toma de decisiones en tiempo real.

¿Cómo acceder a la sección del motor de reglas?

Para crear las reglas debes ir a la barra superior y dar clic en la figura de engranaje, ahí encontrarás las opciones para parametrizar, dale clic en la tarjeta “Motor de reglas”.

¿Cómo crear una regla?

Ya dentro del motor de reglas, selecciona “Crear regla”

→ Información general:

Asignar un nombre: Así podrás identificar fácilmente la alerta

Poner una descripción: Describe de qué tratará esta notificación 

→ Configurar la alerta:

1. Selecciona en qué “Sistema de gestión” y “Módulo del sistema” estará la alerta
2. Determina qué acciones activarán la regla ( crear, editar o eliminar el registro)

rar la regla o también puedes seleccionar las opciones de “Eliminar” o “Editar”.

Seleccionamos el “Estado de la alerta” en dónde puedes dejarla activa como inactiva, dependiendo del usuarios como la quiera configurar.

Luego seleccionamos “Crear condiciones”  y luego clic en "Agregar condición".

¿Cómo crear una condición? 

Las condiciones determinan el disparador exacto de una alerta. Para configurarlas:

Paso 1.

Valor: Elige el valor de entrada entre los campos directos de la entidad a la que le realizarás el análisis. 

Paso 2.

Operador: Elige el tipo de comparación, el operador matemático o lógico con el que se realizará la comparación. En esta opción se muestran diferentes opciones según el tipo de valor que se haya elegido en el paso anterior. 

Por ejemplo, si el valor elegido es tipo lista se muestra "Igual a" y "Diferente de". Pero, si el valor es tipo fecha o numérico encontrarás en el operador opciones como "Mayor que", "Menor que", "Mayor o igual", entre otros.

Paso 3

Comparar con:  Elige el valor contra el que quieres comparar el valor de entrada elegido en el paso 1. Las opciones que aparecen en este paso dependerá del campo elegido en el paso 1. 

Una vez agregada la condición , entonces todos los riesgos que yo cree igual a alto, me van a disparar la regla, ya sea a la hora de crear, editar o eliminar un riesgo con el campo de impacto mayor.

Adicional uno puede crear “Condiciones”.

¿Cómo definir los destinatarios?

Ellos serán los que reciban la alerta que se está creando. Existen tres tipos de destinatarios:

1. Por mail: selecciona el correo de la persona a la que le llegará la notificación (solo se podrá escoger entre los correos que ya hacen parte de la organización en la plataforma).

2. Grupos: determina a qué grupo(s) de la empresa le llegará la alerta. 

3. Campo tipo persona: escoge a qué rol puntualmente tendrá que recibir la notificación (creador, responsable.)

¿Cómo configurar el contenido de la notificación?

En la sección de contenido se creará el mensaje que tendrá la alerta, está dividido por el asunto y el cuerpo del correo. 

Podrás personalizar el cuerpo del correo con variables de contexto con el botón de “Add tags”, logrando que sea mucho más directa la información.

Le das clic en “Crear” y podrás visualizarla.

Luego llegará una notificación al correo o a la plataforma en notificaciones.

¿Cómo funcionan las notificaciones recurrentes?

Las notificaciones personalizadas en Pirani te permiten configurar alertas automáticas según tus propias condiciones. Puedes elegir cuándo recibirlas (antes o después de una fecha específica), definir a quién se envían y adaptar su contenido. Son ideales para optimizar el seguimiento de tareas, eventos y vencimientos dentro de tus sistemas de gestión.

¿Cómo acceder a la sección de motores de regla?

Dirígete a la barra superior y haz clic en el ícono del engranaje. Ahí verás las opciones de configuración. Solo necesitas seleccionar la tarjeta que dice 'Motor de reglas' para comenzar a parametrizar.

¿Cómo crear  una notificación?

Dale clic en el botón de “Crear regla”

Luego, aparecerá un formulario con tres secciones para construir la información general de la alerta:

→ Datos de la alerta:

• Nombre: Esto te permitirá identificar fácilmente la alerta.
• Descripción: Detalla de qué tratará esta notificación.

→ Configuración de la alerta:

• Sistema de gestión: Selecciona en qué sistema de gestión y módulo se ubicará la alerta.
• Módulo del sistema: Determina en qué módulo estará
• Acciones que habilitan las reglas de notificación: Determina qué acciones la activarán (cuando alguien cree, edite o elimine un registro).

⚠️ Importante:

Además de las tres acciones que permiten activar una alerta, podrás habilitar una notificación a través de recurrencia o cambio de fecha, esta permite que con cada cambio de día el sistema pueda hacer validaciones contra fechas específicas de los registros que están siendo evaluados.

¿Cómo personalizar una notificación?

Haz clic en la notificación que deseas personalizar. Primero, haz clic en el ícono del “lápiz” que aparece en la esquina derecha de Pirani tu pantalla. Una vez dentro del formulario, selecciona la opción "Crear condiciones". Ten en cuenta que, por defecto, verás dos grupos visibles, aunque puedes crear hasta cuatro si lo necesitas.

¿Cuál es la novedad? Ahora, en el formulario para crear condiciones, encontrarás un botón llamado "Agregar condiciones". Las notificaciones recurrentes son una herramienta clave para optimizar los procesos internos. Al recordar tareas pendientes y alertar sobre plazos próximos, contribuyen a una mayor eficiencia, reducen el riesgo de errores y mejoran la productividad general de la organización.

Cuando hagas clic en el botón, serás redirigido a otro formulario.

¿Cómo configurar la condición?

La selección del campo de la entidad preseleccionada que se usará como valor de entrada para crear la condición de comparación.

Paso 1

Valor: Selecciona el valor de entrada a partir de los campos disponibles en la entidad que deseas analizar.

Compara el valor y el parámetro comparador para obtener el resultado de alertamiento al evaluar la condición y en la ejecución de la regla.

Paso 2

Operador: Escoge el tipo de comparación, ya sea un operador matemático o lógico, con el que se realizará la comparación. Las opciones de operadores variarán según el tipo de valor seleccionado en el paso anterior.

Por ejemplo, si eliges un valor de tipo lista, verás opciones como "Igual a" o "Diferente de". En cambio, si seleccionas un valor de tipo fecha o numérico, tendrás operadores como "Mayor que", "Menor que", "Mayor o igual", entre otros.

Permite agregar un segundo valor a la condición para realizar la búsqueda de los datos sobre los cuales se realizará la comparación con el conjunto de datos obtenidos, para evaluar el valor principal.

Paso 3

Comparar con: Selecciona el valor con el que deseas comparar el dato elegido en el paso 1. Las opciones disponibles en este paso dependerán del campo seleccionado previamente.

Tipo fecha: Si en el paso 1 seleccionaste un valor de tipo fecha, en el paso 3 las opciones de comparación te permitirán elegir una fecha fija para realizar la comparación.

Por último, en la previsualización podrás ver una frase que muestra la condición creada para la regla.

Cuerpo del correo

Además de la actualización del botón “Agregar condición”, encontrarás dos nuevos íconos: un “sobre” y un “reloj”, como se muestra en la imagen

En el cuerpo del correo, tendrás tres secciones: “Correo de notificación base”, “Correos antes de la notificación” y “Correos posteriores a la notificación”:

Correo de notificación base:
Este correo se enviará únicamente cuando hayas cumplido con las condiciones para crear una notificación.

Por correo: Selecciona el correo electrónico de la persona a quien deseas enviar la notificación. Solo podrás elegir entre las direcciones que ya formen parte de la organización en la plataforma.

Por grupo: Define qué grupo(s) dentro de la empresa recibirán la alerta.

  Por campo tipo de persona: Selecciona  a que rol puntualmente tendrá que recibir la notificación (creador o usuario responsable)

Correo antes de la notificación:

Esta función solo se habilita cuando el campo de fecha está activado. Es importante que, en la sección del operador, el valor sea 'igual a' y la condición sea 'hoy', en la sección 'comparar con'. No olvides guardar los cambios.

En el botón flotante, encontrarás un ícono de un “reloj”. Haz clic en él para configurar los días en los que deseas recibir notificaciones en el correo previamente seleccionado. Además, puedes elegir la frecuencia de las notificaciones, ya sea una sola vez o diariamente, hasta que se cumpla la condición establecida.

Correos posteriores a la notificación:

En esta etapa, una vez enviado el correo, el proceso se gestiona de la misma manera que antes de la notificación, con la única diferencia de que ya no es necesario seleccionar una fecha. Por ejemplo, si tenemos un estado 'En revisión', el sistema nos notificará durante los días que hayamos seleccionado previamente.

¡Ahora puedes hacerlo! Empieza a gestionar tus reglas.

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