Notificaciones recurrentes dentro del motor de reglas

Imagina personalizar tus alertas y optimizar la gestión de tareas. Elige cuándo recibir notificaciones antes o después de una fecha. Aquí te mostramos cómo configurarlas con Pirani.

¿Cómo acceder a la sección de motores de regla?

Dirígete a la barra superior y haz clic en el ícono del engranaje. Ahí verás las opciones de configuración. Solo necesitas seleccionar la tarjeta que dice 'Motor de reglas' para comenzar a parametrizar.

¿Cómo crear  una notificación?

Dale clic en el botón de “Crear regla”

Luego, aparecerá un formulario con tres secciones para construir la información general de la alerta:

→ Datos de la alerta:

• Nombre: Esto te permitirá identificar fácilmente la alerta.
• Descripción: Detalla de qué tratará esta notificación.

→ Configuración de la alerta:

• Sistema de gestión: Selecciona en qué sistema de gestión y módulo se ubicará la alerta.
• Módulo del sistema: Determina en qué módulo estará
• Acciones que habilitan las reglas de notificación: Determina qué acciones la activarán (cuando alguien cree, edite o elimine un registro).

⚠️ Importante:

Además de las tres acciones que permiten activar una alerta, podrás habilitar una notificación a través de recurrencia o cambio de fecha, esta permite que con cada cambio de día el sistema pueda hacer validaciones contra fechas específicas de los registros que están siendo evaluados.

¿Cómo personalizar una notificación?

Haz clic en la notificación que deseas personalizar. Primero, haz clic en el ícono del “lápiz” que aparece en la esquina derecha de Pirani tu pantalla. Una vez dentro del formulario, selecciona la opción "Crear condiciones". Ten en cuenta que, por defecto, verás dos grupos visibles, aunque puedes crear hasta cuatro si lo necesitas.

¿Cuál es la novedad? Ahora, en el formulario para crear condiciones, encontrarás un botón llamado "Agregar condiciones". Las notificaciones recurrentes son una herramienta clave para optimizar los procesos internos. Al recordar tareas pendientes y alertar sobre plazos próximos, contribuyen a una mayor eficiencia, reducen el riesgo de errores y mejoran la productividad general de la organización.

Cuando hagas clic en el botón, serás redirigido a otro formulario.

¿Cómo configurar la condición?

La selección del campo de la entidad preseleccionada que se usará como valor de entrada para crear la condición de comparación.

Paso 1

Valor: Selecciona el valor de entrada a partir de los campos disponibles en la entidad que deseas analizar.

Compara el valor y el parámetro comparador para obtener el resultado de alertamiento al evaluar la condición y en la ejecución de la regla.

Paso 2

Operador: Escoge el tipo de comparación, ya sea un operador matemático o lógico, con el que se realizará la comparación. Las opciones de operadores variarán según el tipo de valor seleccionado en el paso anterior.

Por ejemplo, si eliges un valor de tipo lista, verás opciones como "Igual a" o "Diferente de". En cambio, si seleccionas un valor de tipo fecha o numérico, tendrás operadores como "Mayor que", "Menor que", "Mayor o igual", entre otros.

Permite agregar un segundo valor a la condición para realizar la búsqueda de los datos sobre los cuales se realizará la comparación con el conjunto de datos obtenidos, para evaluar el valor principal.

Paso 3

Comparar con: Selecciona el valor con el que deseas comparar el dato elegido en el paso 1. Las opciones disponibles en este paso dependerán del campo seleccionado previamente.

Tipo fecha: Si en el paso 1 seleccionaste un valor de tipo fecha, en el paso 3 las opciones de comparación te permitirán elegir una fecha fija para realizar la comparación.

Por último, en la previsualización podrás ver una frase que muestra la condición creada para la regla.

Cuerpo del correo

Además de la actualización del botón “Agregar condición”, encontrarás dos nuevos íconos: un “sobre” y un “reloj”, como se muestra en la imagen

En el cuerpo del correo, tendrás tres secciones: “Correo de notificación base”, “Correos antes de la notificación” y “Correos posteriores a la notificación”:

Correo de notificación base:
Este correo se enviará únicamente cuando hayas cumplido con las condiciones para crear una notificación.

Por correo: Selecciona el correo electrónico de la persona a quien deseas enviar la notificación. Solo podrás elegir entre las direcciones que ya formen parte de la organización en la plataforma.

Por grupo: Define qué grupo(s) dentro de la empresa recibirán la alerta.

  Por campo tipo de persona: Selecciona  a que rol puntualmente tendrá que recibir la notificación (creador o usuario responsable)

Correo antes de la notificación:

Esta función solo se habilita cuando el campo de fecha está activado. Es importante que, en la sección del operador, el valor sea 'igual a' y la condición sea 'hoy', en la sección 'comparar con'. No olvides guardar los cambios.

En el botón flotante, encontrarás un ícono de un “reloj”. Haz clic en él para configurar los días en los que deseas recibir notificaciones en el correo previamente seleccionado. Además, puedes elegir la frecuencia de las notificaciones, ya sea una sola vez o diariamente, hasta que se cumpla la condición establecida.

Correos posteriores a la notificación:

En esta etapa, una vez enviado el correo, el proceso se gestiona de la misma manera que antes de la notificación, con la única diferencia de que ya no es necesario seleccionar una fecha. Por ejemplo, si tenemos un estado 'En revisión', el sistema nos notificará durante los días que hayamos seleccionado previamente.